Spesen & Entschädigungen
Spesen sind Auslagen in direktem Zusammenhang mit der Ausführung einer Aufgabe für den Verein anfallen (Vorstandsarbeit, weitere Aufgaben). Mögliche Auslagen sind Porti, Telefongebühren, Materialverbrauch, Fahrkosten, Verpflegung, Nutzung der eigenen Infrastruktur etc. Spesen können mit effektiven Belegen oder pauschal nach geschätztem Aufwand vergütet werden. Für Pauschalspesen muss immer ein Spesenreglement erstellt werden, dieses muss unter Umständen von der kantonalen Steuerbehörde genehmigt werden. Spesen sind nicht steuerpflichtig.
Wird ein zeitlicher Einsatz finanziell vergütet, muss dies in der Vereinsrechnung als Entschädigung/Lohn deklariert werden. Entschädigungen gehören grundsätzlich zum steuerbaren Einkommen der betroffenen Person, der Verein muss einen Lohnausweis erstellen. Werden Löhne gezahlt, sind die Richtlinien der Sozialversicherung zu beachten.
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Vorstandsarbeit ist in der Regel nicht bezahlt. Leisten einzelne Vorstandsmitglieder zeitlich oder fachlich einen erheblich grösseren Aufwand als üblich und als die restlichen Vorstandsmitglieder und bringen sie ihr spezifisches Fachwissen und ihre Berufserfahrung so ein, dass der Verein deshalb auf bezahlte Mitarbeitende verzichten kann, stellt sich die Frage einer Entschädigung. Wird eine Entschädigung entrichtet, ist es wichtig, dass die Tätigkeit aufgrund eines präzisen Auftrags bezahlt wird und die Aufwendungen dafür in der Vereinsrechnung ausgewiesen werden. Lässt sich für ein Ressort kein ehrenamtliches Mitglied für den Vorstand finden und sind genügend Mittel vorhanden, kann eine Person im Auftrags- oder Angestelltenverhältnis dafür eingesetzt und entschädigt werden. Diese Person wird dadurch nicht automatisch Vorstandsmitglied, sofern sie nicht gewählt ist. Die ZEWO erteilt ihr Gütesiegel nur an Vereine, deren Vorstandsmitglieder in einem erheblichen Mass unentgeltlich tätig sind.
Frage
Unser Vorstand hat beschlossen, seinen Mitgliedern in Zukunft ein Sitzungsgeld auszuzahlen. Müssen wir dazu die Einwilligung der Mitgliederversammlung haben?
Antwort
Die Vereinsstatuten regeln, wer im Verein welche Kompetenzen hat. Heisst es dort z.B., dass der Vorstand nur Anrecht auf Vergütung der effektiven Spesen hat, kann er sich kein Sitzungsgeld auszahlen, ausser es handelt sich um eine Pauschalvergütung für anfallende Aufwendungen. Gibt es keine derartige Regelung und beschliesst die Mitgliederversammlung über das Budget, ist der Betrag dort aufzuführen. So können die Mitglieder in der Budgetgenehmigung Einfluss nehmen. Möglicherweise hat der Vorstand auch eine festgelegte Summe zur Verfügung, über die er selber bestimmen kann.
Gibt es weder in den Statuten noch in Reglementen Hinweise auf eine Ausgabenkompetenz, so ist es am besten, wenn der Vorstand der Mitgliederversammlung ein Entschädigungs- und Spesenreglement zur Genehmigung vorlegt.
Beachten Sie, dass Sitzungsgelder eine Entschädigung für geleistete Arbeit ist und damit auch steuerpflichtig für den Empfänger, d.h. der Verein muss einen Lohnausweis erstellen. Falls die Entschädigung höher als Fr. 2‘300.- pro Jahr und Person ist, müssen die Sozialversicherungen abgerechnet werden – siehe dazu Arbeitshilfe „Spesen, Spesenreglement, Entschädigungen“.
Grundsätzlich wird die Vorstandsarbeit unentgeltlich geleistet. Viele Vereine sehen für den Vorstand eine Spesenentschädigung oder Sitzungsgeld vor, es sind aber auch andere Formen von Anerkennung möglich, z. B. Weiterbildung, Beitragserlasse. Andere Vereine entschädigen die Vorstandsarbeit oder bestimmte Tätigkeiten für den Vorstand nach Stundenaufwand. Stellen Vorstandsmitglieder ihr spezifisches Fachwissen zur Verfügung, kann eine Entschädigung sinnvoll sein. Solche Entschädigungen sollten aber immer mit einem konkret umschriebenen und begrenzten Auftrag verbunden sein (bezahlte Vorstandsarbeit). Sitzungsgelder und Entschädigungen, die über Spesenersatz hinausgehen, sind immer steuerpflichtig (Lohnausweis) und unter Umständen sozialversicherungspflichtig. Die ZEWO verleiht das Gütesiegel nur an Vereine, deren Vorstandsmitglieder in einem erheblichen Mass unentgeltlich tätig sind.
Das Vorstandsamt ist in der Regel ein Ehrenamt und wird unentgeltlich ausgeübt. Spesenentschädigungen sind zulässig und sinnvoll.
Frage
Haben Vorstandsmitglieder grundsätzlich das Recht auf eine Vorstandsentschädigung?
Antwort
Es gibt keine rechtlichen Ansprüche auf Entschädigungen für Vorstandsmitglieder. Im Gegenteil: Eine wichtige Voraussetzung für die Steuerbefreiung des Vereins ist, dass Vorstandsmitglieder für ihre Tätigkeit unentgeltlich tätig sind. Selbstverständlich haben sie aber Anrecht auf die Vergütung der getätigten Spesen. Spezielle Fachaufgaben können bezahlt werden, sollten aber immer mit einem konkret umschriebenen und begrenzten Auftrag verbunden sein.
Alle Entschädigungen an den Vorstand müssen im Budget berücksichtigt und in der Rechnung als solche ausgewiesen werden. Immer daran denken: Es sind auch andere Formen der Anerkennung möglich, bspw. Weiterbildung, Beitragserlass, Extras.
Und ebenfalls wichtig: Entschädigungen, die über Spesenersatz hinausgehen, müssen vom Empfänger versteuert werden, der Verein muss einen Lohnausweis erstellen. Falls die Entschädigung höher als Fr. 2‘300.- pro Jahr und Person ist, müssen die Sozialversicherungen abgerechnet werden – siehe dazu Arbeitshilfe „Spesen, Spesenreglement, Entschädigungen“.
Frage
Unser Vorstand hat beschlossen, seinen Mitgliedern in Zukunft ein Sitzungsgeld auszuzahlen. Müssen wir dazu die Einwilligung der Mitgliederversammlung haben?
Antwort
Die Vereinsstatuten regeln, wer im Verein welche Kompetenzen hat. Heisst es dort z.B., dass der Vorstand nur Anrecht auf Vergütung der effektiven Spesen hat, kann er sich kein Sitzungsgeld auszahlen, ausser es handelt sich um eine Pauschalvergütung für anfallende Aufwendungen. Gibt es keine derartige Regelung und beschliesst die Mitgliederversammlung über das Budget, ist der Betrag dort aufzuführen. So können die Mitglieder in der Budgetgenehmigung Einfluss nehmen. Möglicherweise hat der Vorstand auch eine festgelegte Summe zur Verfügung, über die er selber bestimmen kann.
Gibt es weder in den Statuten noch in Reglementen Hinweise auf eine Ausgabenkompetenz, so ist es am besten, wenn der Vorstand der Mitgliederversammlung ein Entschädigungs- und Spesenreglement zur Genehmigung vorlegt.
Beachten Sie, dass Sitzungsgelder eine Entschädigung für geleistete Arbeit ist und damit auch steuerpflichtig für den Empfänger, d.h. der Verein muss einen Lohnausweis erstellen. Falls die Entschädigung höher als Fr. 2‘300.- pro Jahr und Person ist, müssen die Sozialversicherungen abgerechnet werden – siehe dazu Arbeitshilfe „Spesen, Spesenreglement, Entschädigungen“.
Grundsätzlich wird die Vorstandsarbeit unentgeltlich geleistet. Viele Vereine sehen für den Vorstand eine Spesenentschädigung oder Sitzungsgeld vor, es sind aber auch andere Formen von Anerkennung möglich, z. B. Weiterbildung, Beitragserlasse. Andere Vereine entschädigen die Vorstandsarbeit oder bestimmte Tätigkeiten für den Vorstand nach Stundenaufwand. Stellen Vorstandsmitglieder ihr spezifisches Fachwissen zur Verfügung, kann eine Entschädigung sinnvoll sein. Solche Entschädigungen sollten aber immer mit einem konkret umschriebenen und begrenzten Auftrag verbunden sein (bezahlte Vorstandsarbeit). Sitzungsgelder und Entschädigungen, die über Spesenersatz hinausgehen, sind immer steuerpflichtig (Lohnausweis) und unter Umständen sozialversicherungspflichtig. Die ZEWO verleiht das Gütesiegel nur an Vereine, deren Vorstandsmitglieder in einem erheblichen Mass unentgeltlich tätig sind.
Sitzungsgelder sind steuerpflichtige Entschädigungen – dafür muss der Verein einen Lohnausweis erstellen. Ist die Entschädigung höher als Fr. 2‘300.- im Jahr ist, müssen auch Sozialversicherungen abgerechnet werden. Vorstandsmitgliedern können Spesenpauschalen ausbezahlt werden, um die Auslagen für die Nutzung der eigenen Infrastruktur (PC, Drucker, Telefon usw.) abzudecken. Diese sind nicht steuerpflichtig, es ist ein Spesenreglement notwendig – siehe dazu Arbeitshilfe „Spesen, Spesenreglement, Entschädigungen“.
Frage
Unser Verein arbeitet mit Freiwilligen in der ganzen Schweiz. Für den Verein rechnen sie Reisespesen ab. Für die Abwicklung der Rückerstattung ist es am einfachsten, wenn sie dem Verein die Tickets per Email schicken. Müssen Belege (Fahrkosten etc.) im Original gesammelt werden? Oder ist es erlaubt, einen Originalbeleg, z.B. ein Papier-Zugticket, einzuscannen und elektronisch als PDF abzulegen?
Antwort
Geschäftliche Unterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu gehören auch Belege in der Buchhaltung. Grundsätzlich ist ein elektronischer Beleg zulässig, er muss während 10 Jahren gelesen werden können. Wenn die Belege als PDF abgespeichert sind, ist davon auszugehen, dass sie auch in Zukunft gelesen werden können. Dabei ist die Datensicherung wichtig.
Vorstandsmitglieder und weitere Mitglieder, die Aufgaben für den Verein übernehmen, haben ein Anrecht darauf, dass ihre Auslagen wie Fahrspesen, Porti, Verpflegung, externe Unterkunft, die Nutzung der eigenen Infrastruktur (PC, Drucker, Telefon usw.) und Material durch den Verein zurückerstattet werden. Wie hoch die Spesen bemessen sind und ob dafür Belege einzureichen sind, soll in einem Spesenreglement festgehalten werden. Wenn die Entschädigung für Spesen mit einem Pauschalbetrag vereinbart ist, ist auf jeden Fall ein Spesenreglement zu erstellen. Dieses Reglement muss unter Umständen von der Steuerverwaltung genehmigt werden – siehe Arbeitshilfe „Spesen, Spesenreglement, Entschädigungen“. Für die Anerkennung durch die ZEWO müssen deren Spesen- und Entschädigungsvorschriften eingehalten werden.
Das Spesenreglement schafft Klarheit darüber, welche Auslagen den Vorstandsmitgliedern, den Angestellten oder freiwilligen Helferinnen und Helfern in welcher Höhe entschädigt werden. Ein Spesenreglement muss von den kantonalen Steuerbehörden genehmigt werden, wenn es nicht dem Musterspesenreglement der eidg. Steuerkonferenz entspricht, siehe Arbeitshilfe „Spesen, Spesenreglement, Entschädigungen“.
Frage
In unserem Vorstand gibt es sehr unterschiedliche Meinungen, wie Spesen zu vergüten sind und ob die Vorstandsmitglieder eine Entschädigung erhalten sollen. Was ist richtig?
Antwort
In vielen Vereinen sind Spesenregelung und Vorstandsentschädigung ein Dauerthema, oft sogar ein Dauerkonflikt, der nie zum Thema gemacht wird. Im Gesetz gibt es zu diesem Thema keine genauen Vorschriften, und die Vereine handhaben die Vergütungen sehr unterschiedlich. Hier ein paar Anhaltspunkte:
- Die Vergütung effektiv getätigter Auslagen für den Verein sollte selbstverständlich sein.
- Die Spesenregelung und die Vergütungen müssen den finanziellen Verhältnissen des Vereins angepasst sein. Die Auslagen sind ins Budget aufzunehmen.
- Grosszügige Pauschalen und Entschädigungen können steuer- und abgabepflichtigen Lohncharakter haben.
- Für steuerbefreite Vereine und solche, die das Gütesiegel ZEWO tragen, gelten strengere Vorgaben.
Es empfiehlt sich unbedingt, die Spesenabgeltung im Vorstand gründlich zu diskutieren und die beschlossenen Regelungen schriftlich festzuhalten. Siehe dazu Arbeitshilfe „Spesen, Spesenreglement, Entschädigungen“.
