Jahresrechnung

Der Vorstand plant (budgetiert) den Mitteleinsatz für das kommende Jahr zusammen mit der inhaltlichen Planung der Vereinsaktivitäten. Im Budget wird aufgelistet, mit wie vielen Einnahmen gerechnet wird und für welche Bereiche oder Tätigkeiten wie viel Geld eingesetzt werden kann. Je nach Statuten muss das Budget der Mitgliederversammlung zur Kenntnisnahme oder zur Genehmigung vorgelegt werden. Weil das Budget über die Vereinstätigkeit in der Zukunft Auskunft gibt, ist es wichtig, dass die Mitgliederversammlung informiert wird.

Frage

Weil unser Verein etwas stagniert, haben wir im Vorstand Ausgaben für neue Flyer, Webauftritt und eine spezielle Aktion  beschlossen und das Budget entsprechend erhöht.  Wir sind überzeugt, dass der Verein sich diese ziemlich happigen Mehrausgaben leisten kann, aber wir wissen nicht, ob die Mitglieder das auch so sehen.
Wie gehe ich als Versammlungsleiterin vor, wenn das Budget an der Mitgliederversammlung abgelehnt wird?

Antwort

Da es in Ihrem Verein in der Kompetenz der Mitgliederversammlung  liegt, dass Budget zu genehmigen, muss der Vorstand resp. die Versammlungsleiterin sich gut vorbereiten und gut argumentieren. Wichtig ist zudem, dass der ganze Vorstand hinter dem Vorschlag steht, und die Zahlen transparent gemacht werden, so dass die Mitglieder diese nachvollziehen können. Hilfreich ist auch, eine längerfristige Finanzplanung zu präsentieren.

Zum vorgeschlagenen Budget können die Mitglieder Änderungsanträge machen; es geht nicht um alles oder nichts. Falls das Budget gefährdet scheint, kann die Versammlungsleiterin die Mitglieder oder einzelne Votanten auffordern, gezielte Streichungsanträge zu machen oder nötigenfalls selber (verschmerzbare) Reduktionen vorschlagen.
Ansonsten sind die demokratischen Spielregeln des Vereins zu beachten.

Gegenstand des Controllings ist die Beschaffung, Aufbereitung, Analyse und Kommunikation von Daten zur Vorbereitung von Entscheidungen. Es ist ein wichtiges Planungs- und Steuerungsinstrument sowohl auf operativer als auch auf strategischer Ebene. Oft sind regelmässige Controllingberichte an die subventionsgebende Stelle Bestand von Leistungsvereinbarungen. Darin sind Statistiken über die Inanspruchnahme der Dienstleistung ebenso enthalten wie Budgetberichte und deren Interpretation.

Frage

Unser Chor hat für das anstehende Jubiläum die Herausgabe einer Broschüre geplant und dafür von der Mitgliederversammlung 500 Franken bewilligen lassen. Nun stellt sich aber heraus, dass die Kosten völlig unterschätzt wurden. Müssen wir die Mitglieder nochmals über einen höheren Betrag abstimmen lassen?

Antwort

Mit einer erneuten Abstimmung an einer ausserordentlichen Mitgliederversammlung ist der Vorstand auf der sicheren Seite. Ob die ordentliche Mitgliederversammlung bei der Präsentation der Rechnung eine entsprechende Kostenüberschreitung goutieren würde, können Sie selber besser beurteilen. So der so, der Vorstand ist gut beraten, die Mitglieder rechtzeitig und transparent zu informieren.

Kommt der Verein in finanzielle Schwierigkeiten, weil die Mittel knapp werden und die budgetierten Ausgaben grösser sind als die erwarteten Einnahmen, und stehen keine anderen Mittel zur Verfügung, so muss der Verein saniert werden. Das Budget muss angepasst und/oder neue Mittel müssen erschlossen werden. Die Sanierung kann über Sparmassnahmen oder über die Gewinnung von zusätzlichen Mitteln erfolgen.

Decharge bedeutet Entlastung. Die Mitgliederversammlung erteilt dem Vorstand oder den einzelnen Vorstandsmitgliedern mit Genehmigung des Geschäftsberichts und der Jahresrechnung Entlastung für die Geschäftsführung. Der Vorstand haftet ab diesem Moment nicht mehr dem Verein gegenüber für seine Handlungen. Dies gilt aber nur für Fakten, welche den Mitgliedern bekannt sind und auch nicht für Haftansprüche Dritter, für die allenfalls der Verein oder der Vorstand verantwortlich gemacht werden können.

Der Rechenschaftsbericht (auch Berichterstattung oder Reporting genannt) hilft einem übergeordneten Gremium, die Situation einzuschätzen und für die Zukunft Vorkehrungen zu treffen. Der Vorstand legt gegenüber der Mitgliederversammlung Rechenschaft über seine Tätigkeiten im vergangenen Jahr ab. Er tut dies mit dem Jahresbericht und der Jahresrechnung. Die Geschäftsstelle oder die Arbeitsgruppen berichtet dem Vorstand regelmässig. Der Rechenschaftsbericht hat immer eine inhaltliche und eine finanzielle Komponente. Zusammen mit der Kontrolle bildet er die Grundlage für die Wahrnehmung der Verantwortung der übergeordneten Stelle. So legt z.B. der Vorstand gegenüber der Mitgliederversammlung Rechenschaft über seine Tätigkeiten im vergangenen Jahr ab (Jahresbericht und Jahresrechnung). Oder die Geschäftsstelle berichtet dem Vorstand regelmässig. Der Rechenschaftsbericht erfolgt mündlich oder schriftlich.

Frage

Stimmt es, dass über den Revisionsbericht nicht abgestimmt werden soll? Ist es richtig, nach der Genehmigung des Jahresberichts über den Revisionsbericht und anschliessend über die Jahresrechnung abzustimmen?

Antwort

Der Revisionsbericht wird von einer unabhängigen Person oder Stelle verfasst. Er empfiehlt Annahme oder Ablehnung der Rechnung und enthält allenfalls weitere Empfehlungen.

Über den Revisionsbericht wird nicht abgestimmt; er dient den Mitgliedern zur Meinungsfindung betreffend der Jahresrechnung. Falls die Mitglieder mit der Arbeit der Revisionstelle nicht zufrieden sind, können sie diese abwählen und jemand anders vorschlagen.

Der Vorstand haftet gegenüber dem Verein für die sorgfältige und korrekte Geschäftsführung. Mit der Erteilung der Decharge (Entlastung) durch die Mitgliederversammlung wird der Vorstand aus seiner Verantwortlichkeit für das vergangene Jahr entlassen. Das gilt allerdings nur für diejenigen Geschäfte, über die er der Versammlung berichtet hat. Die Vereinsversammlung erklärt mit der Decharge den Verzicht auf das Geltendmachen allfälliger Haftungsansprüche gegenüber dem gesamten Vorstand oder gegenüber einzelnen Vorstandsmitgliedern. Schädigt ein Vorstandsmitglied den Verein absichtlich oder fahrlässig (Verschulden und Sorgfaltspflichtverletzung), so muss es persönlich für den Schaden einstehen. Es gibt den Sonderfall Haftung für die AHV-Beiträge und Mehrwertsteuern: Hat der Verein Angestellte, so haftet er, gestützt auf Artikel 52, AHV-Gesetz, als Arbeitgeber für die Bezahlung der Beiträge. Ist er mehrwertsteuerpflichtig, haftet er für die geschuldeten Steuern. Die Vorstandsmitglieder haften auch persönlich, wenn sie sich nicht entlasten können, was im konkreten Fall schwierig ist.

Frage

Kann ein neuer Vorstand gewählt werden, solange der alte Vorstand noch nicht entlastet ist?

Antwort

Nach Genehmigung der Jahresrechnung erteilt die Vereinsversammlung dem amtierenden Vorstand Entlastung (Décharge). Diese bedeutet, dass ab dann nicht mehr der entlastete Vorstand für allfällige Schulden haftet, sondern der Verein gemäss den Statutenbestimmungen. Ein Entlastungsbeschluss ist zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben, im Rahmen der Aufsichtspflicht der Vereinsversammlung nach Art. 65 Abs. 2 ZGB aber allgemein üblich und auch in den meisten Vereinsstatuten vorgesehen.

1. Enthalten die Vereinsstatuten keine anders lautenden Bestimmungen, ist die Neuwahl des Vorstandes auch ohne Entlastung der zurückgetretenen Vorgänger möglich. Der frühere Vorstand ist nicht mehr im Amt. Allfällige Schadenersatzforderungen können indessen auf zivilrechtlichem Weg auch gegenüber einem zurückgetretenen Vorstand geltend gemacht werden.
2. Im Interesse einer vernünftigen Fortsetzung der Vereinstätigkeit empfiehlt es sich, allfällige Schadenersatzansprüche gegenüber den zurückgetretenen Vorstandsmitgliedern rasch und fristgerecht geltend zu machen, damit die Haftungsfrage geklärt ist.

Die Bilanz gibt Auskunft über sämtliche Vermögenswerte (Aktiven) und die Schulden (Passiven) des Vereins und damit auch darüber, ob das Vereinsjahr mit Gewinn oder Verlust abgeschlossen wurde. Die Schlussbilanz wird per Stichdatum Ende Vereinsjahr erstellt.

Die Erfolgsrechnung stellt Aufwand und Ertrag detailliert dar und ermöglicht einen Vergleich mit dem Budget. Aus der Erfolgsrechnung geht hervor, ob der Verein im Geschäftsjahr (oder während einer bestimmten Geschäftsperiode) Gewinn oder Verlust verzeichnet.

Der Jahresabschluss wird per Ende Vereinsjahr erstellt. Er beinhaltet die Erfolgsrechnung und die Bilanz. Falls gesetzlich oder statutarisch vorgesehen, werden Buchhaltung und Jahresabschluss vor der Mitgliederversammlung der Revisionsstelle zur Kontrolle vorgelegt. Zusammen mit dem Jahresbericht (Geschäftsbericht) muss der Jahresabschluss der Mitgliederversammlung zur Genehmigung unterbreitet werden. Diese Genehmigung führt zur Entlastung des Vorstands (Decharge).

Die Jahresrechnung bildet die finanzielle Seite des Vereinslebens ab. Sie gibt Auskunft über Gewinn oder Verlust und aus ihr geht hervor, wie viel Geld eingenommen und wofür es verwendet wurde. Der Vorstand muss die Jahresrechnung der Mitgliederversammlung zur Genehmigung vorlegen.

Der Rechenschaftsbericht (auch Berichterstattung oder Reporting genannt) hilft einem übergeordneten Gremium, die Situation einzuschätzen und für die Zukunft Vorkehrungen zu treffen. Der Vorstand legt gegenüber der Mitgliederversammlung Rechenschaft über seine Tätigkeiten im vergangenen Jahr ab. Er tut dies mit dem Jahresbericht und der Jahresrechnung. Die Geschäftsstelle oder die Arbeitsgruppen berichtet dem Vorstand regelmässig. Der Rechenschaftsbericht hat immer eine inhaltliche und eine finanzielle Komponente. Zusammen mit der Kontrolle bildet er die Grundlage für die Wahrnehmung der Verantwortung der übergeordneten Stelle. So legt z.B. der Vorstand gegenüber der Mitgliederversammlung Rechenschaft über seine Tätigkeiten im vergangenen Jahr ab (Jahresbericht und Jahresrechnung). Oder die Geschäftsstelle berichtet dem Vorstand regelmässig. Der Rechenschaftsbericht erfolgt mündlich oder schriftlich.

Frage

Ein Mitglied möchte Einsicht in die komplette Buchhaltung (Bilanz und Erfolgsrechnung) der letzten fünf Jahre des Vereins, resp. diese nachkontrollieren. Das Mitglied ist nicht im Vorstand und hat somit auch keinen direkten Zugriff auf die Buchhaltung. Darf dem Mitglied die Einsicht verwehrt werden ? Oder hat jedes Mitglied eines Vereins generell das Recht, die kompletten Bücher selbst zu kontrollieren oder zumindest einzusehen?

Antwort

Die Bestimmung von Art. 802 Abs. 2 E-OR passt auch für Vereine:
"Hat die Gesellschaft keine Revisionsstelle, so kann jeder Gesellschafter in die Bücher und Akten uneingeschränkt Einsicht nehmen. Hat sie eine Revisionsstelle, so besteht ein Recht zur Einsichtnahme nur, soweit ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird."

Hat der Verein eine Revisionsstelle (einen Revisor/eine Revisorin), muss das betreffende Mitglied demnach das Interesse an der Einsichtnahme begründen. Ein allgemeines Kontrollbedürfnis oder Misstrauen sind keine relevanten Gründe.

Frage

Muss das Vereinsjahr immer das Kalenderjahr sein?

Antwort

Grundsätzlich: nein. Die Mehrheit aller Vereine dürfte ihre Aktivitäten dennoch nach dem Kalenderjahr ausrichten, wodurch sich eine sinnvolle Übereinstimmung ergibt. Anderseits planen Vereine, die sich z.B. im Bildungsbereich oder in der Kinderbetreuung engagieren, ihre Aktivitäten eher nach dem Schuljahr oder semesterweise. Hier macht es Sinn, wenn das Vereinsjahr nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt. Ein gewisser Mehraufwand fällt unter Umständen dadurch an, dass ein Teil der administrativen Arbeiten (Versicherungen, Steuern usw.) aus gesetzlichen Gründen immer auch mit Stichtag 31. Dezember erfolgen muss.