Interne Kommunikation
Als interne Kommunikation bezeichnet man den Austausch zwischen Vorstand, Mitgliedern, Arbeitsgruppen oder Kommissionen.
Wichtig für eine reibungslose Kommunikation sind effiziente Abläufe, dem Verein angepasste Kommunikationsmittel und Transparenz. Ehrliche und wirkungsvolle Kommunikation steigert die Motivation der Beteiligten und bindet sie besser in den Verein ein.
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Digitale Kooperation im Verein betrifft sowohl die Zusammenarbeit im Vorstand wie auch die Interaktionen mit den Mitgliedern oder von diesen untereinander. Digitale Medien erleichtern den Austausch und bieten die Möglichkeit, mediale Inhalte einzeln oder in Gemeinschaft digital zu erstellen. Zur digitalen Zusammenarbeit gehören die gemeinsame Datenablage und -bearbeitung (z.B. Dropbox, Google docs u.ä.), Kommunikationskanäle wie Whatsapp, Slack, Social Media Plattformen und Planungstools wie Trello und Doodle. Mit einem Umfragetool wie Findmind oder Surveymonkey lassen sich jederzeit Bedürfnisse und Ideen von Mitgliedern abholen, für Live-Befragungen an der Vereinsversammlung eignet sich die interaktive Präsentationssoftware Mentimeter.
Der Begriff "Interne Kommunikation" meint die Kommunikation zwischen Vorstand, Mitgliedern, Arbeitsgruppen oder Kommissionen. Dabei geht es um die Optimierung der organisatorischen Abläufe (Effizienz), der Informationsverbreitung (Transparenz), des Austausches (Dialog). Eine gute interne Kommunikation steigert die Motivation der Beteiligten und bindet sie besser in dern Verein ein.
Man unterscheidet zwischen interner und externer Kommunikation. Die meint den Austausch zwischen Vorstand, Mitarbeitenden und Mitgliedern, die externe Kommunikation zeigt den Verein einer aussenstehenden Öffentlichkeit. Die Kommunikation ist eine wichtige Führungsaufgabe. Im Vorstand getroffene Entscheide müssen intern rechtzeitig, sorgfältig und verständlich kommuniziert werden. Sowohl interne wie externe Kommunikation soll klar und wahr sein.
Der Kontakt zu den Vereinsmitgliedern muss gepflegt werden. Regelmässige Informationen über Vereinsaktivitäten, Einladungen zu speziellen Anlässen oder ein attraktives Rahmenprogramm der Mitgliederversammlung halten das Interesse der Mitglieder am Verein wach.
Will der Verein wachsen, muss er neue Mitglieder ansprechen und diese auf seine Angebote hinweisen. Für die Mitgliederwerbung sind je nach Art des Vereins unterschiedliche Mittel geeignet: Aktionen und Anlässe, Zeitungsartikel, Broschüren, Rundbriefe oder der Versand. Wichtig ist dabei, mögliche Mitglieder direkt und gezielt anzusprechen.
Viele Vereine haben eine eigene Zeitung oder heute immer mehr auch regelmässige elektronische Newsletters, mit welchen sie ihre Mitglieder auf dem Laufenden halten und weitere interessierte Personen erreichen können. Eine gut gemachte Zeitung oder ein interessanter Newsletter kann auch für die Mittelbeschaffung (Fundraising) genutzt werden.
Die Erhaltung der Motivation von Vereins- und Vorstandsmitgliedern ist eine Daueraufgabe in Vereinen. Damit die Leute engagiert mitmachen, sind eine gute interne Kommunikation und eine Anerkennungskultur wichtig.
Was man früher Beziehungen oder Vitamin B nannte, heisst heute Netzwerk. Die Pflege verschiedener Beziehungen und Kontakte ist wichtig im Vereinsleben. Persönliche Beziehungen machen den Verein bekannt, dienen der Mittelbeschaffung und der Mitgliederwerbung. vitamin B bietet Vernetzung für Vereinsvorstände an.
Public Relations ist ein Begriff aus der Betriebswirtschaft. Er umschreibt die Beziehungen, die eine Organisation zu ihrem relevanten Umfeld pflegt. Damit sind sowohl die Nutzniesserinnen und Nutzniesser der eigenen Dienstleistung als auch die Spenderinnen und Spender, die Mitglieder und die subventionsgebenden Behörden und Ämter gemeint. Ziel ist es, einen hohen Bekanntheitsgrad insbesondere bei Sponsorinnen und Gönnern sowie ein positives Image zu erreichen.
Der Verein ist auf Öffentlichkeit angewiesen. Mit der Öffentlichkeitsarbeit pflegt er den Kontakt und die Beziehungen zu seiner Umwelt und zu seinen Mitgliedern. Der Jahresbericht, eine regelmässige Rubrik in der Lokalzeitung, Veranstaltungen und Anlässe sind dafür geeignete Mittel. Es gilt zu überlegen, welche Zielgruppe mit welchen Informationen und Einblicken in den Vereinsalltag bedient und welche Wirkung bei diesen Zielpersonen hervorgerufen werden soll. Jeder Kontakt nach aussen, persönlich wie auch durch Medien, prägt das Bild der Organisation mit. In vielen Vorständen gibt es ein eigenes Ressort Öffentlichkeitsarbeit.
Konflikte gehören gehören zum Leben - auch zum Vereinsleben. Häufig kommt es wegen Unklarheiten über Aufgaben und Zuständigkeiten zu Konflikten, was die Zusammenarbeit und das Arbeitsklima belasten kann. Je eher Konflikte angegangen werden, desto einfacher sind sie lösbar. Regelmässige Reflexion der Zusammenarbeit in der jährlichen Retraite ohne Traktandendruck hilft, Konflikten vorzubeugen. Ist das kollegiale Gespräch nicht mehr möglich, sollte externe Hilfe hinzugezogen werden.
Für eine Retraite (Rückzug) zieht sich der Vorstand zurück, um ein Thema vertieft zu behandeln. In Abgrenzung zur ordentlichen Vorstandssitzung findet die Retraite oder Klausur an einem anderen Ort statt, die Teilnehmenden sollen mehr Zeit für den Dialog haben und weniger unter Entscheidungsdruck stehen. Retraiten sind gute Möglichkeiten, einander besser kennen zu lernen und die Zusammenarbeit zu überprüfen. Stehen schwierige Entscheidungen an oder sind Konflikte zu klären, ist es sinnvoll, zur Entlastung der Leitung eine externe Moderation beizuziehen. Eine Retraite kann auch mit der Geschäftsstelle zusammen durchgeführt werden.
Eine Debatte (franz. débattre: (nieder-)schlagen) ist eine Art Streitgespräch, das im Unterschied zur Diskussion formalen Regeln folgt und in der Regel zur inhaltlichen Vorbereitung einer Abstimmung dient. Debatten sind ein bedeutendes Element in der Vereinsdemokratie und finden im Rahmen der Mitgliederversammlung zu den traktandierten Themen statt. Wichtig in der Leitung von Debatten ist es, eine angeregte Diskussionen zu ermöglichen, die Mitglieder beim Darlegen ihrer Positionen nicht zu beschränken und dennoch den zeitlichen Rahmen für die einzelnen Themen einzuhalten. Eine rege Beteiligung der Mitglieder drückt ihr aktives Engagement für den Verein aus.
Die Fahne ist ein altes Vereinsemblem, das zur Identifikation eines Vereins beiträgt. Vor allem bei Turn- und Musikvereinen haben Fahnen Tradition. Bei öffentlichen Anlässen werden sie vom Fähnrich getragen, der eigens für dieses Amt bestimmt wird. Die Fahnenweihe ist ein wichtiger Akt im Vereinsleben. Fahnen haben oft einen Ehrenplatz im Vereinslokal und eine eigene Geschichte in der Vereinschronik.
Vereine benötigen für ihre regelmässigen Sitzungen, Tätigkeiten oder Veranstaltungen Räumlichkeiten. Entweder steht ihnen ein «Sääli» in einem Restaurant oder einem Gemeinschaftszentrum zur Verfügung, oder sie mieten oder besitzen ein Lokal, das sie nach eigenem Gutdünken einrichten und benützen können.
Vereinsmeier ist die oft despektierlich verwendete Bezeichnung für Personen, die sich stark in einem oder mehreren Vereinen engagieren und das Vereinsleben in- und auswendig kennen. Die Gattung der Vereinsmeier ist vom Aussterben bedroht. Da heutzutage viele Vereinsrituale etwas lockerer gehandhabt werden und der Vereinsjargon nicht mehr so geläufig ist, würden sich viele in Vereinen Engagierte nie als Vereinsmeier bezeichnen, auch wenn ihr Engagement genauso gross ist wie das früherer Generationen. Es wäre an der Zeit, die Vereinsmeier zu rehabilitieren.
Zu den Vereinssymbolen gehören Fahnen, Pokale, Ehrenbecher, Anstecknadeln, Uniformen, Mitgliederausweise, Ehrenurkunden und Vereinschroniken.
