Öffentlichkeitsarbeit

Frage

Wir möchten gerne neue Mitglieder für unseren Verein interessieren. Nun haben wir die Idee, unsere nächste Mitgliederversammlung öffentlich zu machen und dazu Interessierte und Medienleute einzuladen. Dürfen wir die Mitgliederversammlung für Nichtmitglieder öffnen?

Antwort

Es gibt dazu keine rechtlichen Vorschriften, ausser Ihre Statuten oder Reglemente regeln etwas.
Ansonsten ist der Verein frei, auch Nichtmitglieder einzuladen. Das kann durchaus sinnvoll sein. Potenzielle Mitglieder, Angehörige, Vertretungen von Behörden oder Geldgebern,  Fachleute, Medienschaffende - sie alle können als Gäste eingeladen werden. Es empfiehlt sich, den Gästen zugewiesene  Plätze anzubieten, damit klar ist, wer abstimmen darf und wer nicht.

Für derartige Einladungen sollte die Veranstaltung für die Gäste genügend attraktiv und von inhaltlicher Bedeutung sein. Niemand will sich bloss die statuarischen Vereinsgeschäfte anhören. Eine Einladung mit ineressantem, abwechslungsreichem Programm hilft. Und selbstverständlich heissen sie die Gäste an der Versammlung speziell willkommen.

Man unterscheidet zwischen interner und externer Kommunikation. Die meint den Austausch zwischen Vorstand, Mitarbeitenden und Mitgliedern, die externe Kommunikation zeigt den Verein einer aussenstehenden Öffentlichkeit. Die Kommunikation ist eine wichtige Führungsaufgabe. Im Vorstand getroffene Entscheide müssen intern rechtzeitig, sorgfältig und verständlich kommuniziert werden. Sowohl interne wie externe Kommunikation soll klar und wahr sein.

Was man früher Beziehungen oder Vitamin B nannte, heisst heute Netzwerk. Die Pflege verschiedener Beziehungen und Kontakte ist wichtig im Vereinsleben. Persönliche Beziehungen machen den Verein bekannt, dienen der Mittelbeschaffung und der Mitgliederwerbung. vitamin B bietet Vernetzung für Vereinsvorstände an.

Ein Patronats- oder Matronatskomitee wird zusammengestellt, um einem Projekt oder Verein zu mehr Prestige und Öffentlichkeit zu verhelfen. Die Patronatsmitglieder müssen nicht Vereinsmitglieder sein, sie stehen vor allem mit ihrem Namen für den Veranstaltungs- oder Organisationszweck ein. In erster Linie erfüllen sie Repräsentationspflichten und sind nicht selber aktiv. Es ist wichtig, sie regelmässig zu informieren und den Kontakt zu ihnen zu pflegen.

Public Relations ist ein Begriff aus der Betriebswirtschaft. Er umschreibt die Beziehungen, die eine Organisation zu ihrem relevanten Umfeld pflegt. Damit sind sowohl die Nutzniesserinnen und Nutzniesser der eigenen Dienstleistung als auch die Spenderinnen und Spender, die Mitglieder und die subventionsgebenden Behörden und Ämter gemeint. Ziel ist es, einen hohen Bekanntheitsgrad insbesondere bei Sponsorinnen und Gönnern sowie ein positives Image zu erreichen.

Eine eigene Vereinswebsite ist eine gute Möglichkeit, den Verein in der Öffentlichkeit zu präsentieren und den Mitgliedern Informationen zu bieten. Sie muss allerdings aktuell gehalten werden, damit sie eine gute Visitenkarte abgibt. Im Umgang mit persönlichen Daten sind die Vorschriften des Datenschutzes zu beachten; Fotos gehören ebenfalls zu den persönlichen Daten.

Um den Verein in der Öffentlichkeit zu präsentieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten: von der Teilnahme an der Gewerbeausstellung über den Schnuppertag bis hin zum Grosseinsatz bei einer Bachreinigung. Damit die Aktionen gelingen, müssen sie zu den Zielsetzungen des Vereins passen, dem Budget entsprechen und die personellen und fachlichen Möglichkeiten des Vereins berücksichtigen.

Der Verein ist auf Öffentlichkeit angewiesen. Mit der Öffentlichkeitsarbeit pflegt er den Kontakt und die Beziehungen zu seiner Umwelt und zu seinen Mitgliedern. Der Jahresbericht, eine regelmässige Rubrik in der Lokalzeitung, Veranstaltungen und Anlässe sind dafür geeignete Mittel. Es gilt zu überlegen, welche Zielgruppe mit welchen Informationen und Einblicken in den Vereinsalltag bedient und welche Wirkung bei diesen Zielpersonen hervorgerufen werden soll. Jeder Kontakt nach aussen, persönlich wie auch durch Medien, prägt das Bild der Organisation mit. In vielen Vorständen gibt es ein eigenes Ressort Öffentlichkeitsarbeit.

Nicole Zeiter, Neue Konzepte für die erfolgreiche PR-Arbeit, Der Leitfaden für die Praxis. Verlag Huber, (2. erweiterte Auflage 2008)

Walter Fischer: Tue Gutes und rede darüber. Erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit für Nonprofit-Organisationen. Orell Füssli Verlag, Zürich (1. Auflage 2002).

Für die Gründung und Führung eines Vereins braucht es keine Bewilligung. Für bestimmte Aktionen und Anlässe des Vereins müssen jedoch bei der Gemeinde oder beim Kanton Bewilligungen eingeholt werden. Wird der öffentliche Grund für Aktionen oder Feste genutzt oder werden öffentliche Sammlungen veranstaltet oder Lose verkauft, braucht es dafür eine Bewilligung und es sind die örtlichen Vorschriften zu beachten.

Frage

Unser Basketballclub möchte mit einer Standaktion in der Fussgängerzone auf unseren Verein aufmerksam machen. Wir stellen einen Basketballkorb auf und lassen die Leute Bälle werfen, zudem geben wir Getränke ab, verkaufen aber nichts. Benötigen wir für die Aktion eine Bewilligung?

Antwort

Ja, alle Veranstaltungen und Aktionen auf öffentlichem Grund benötigen eine Bewilligung, unabhängig davon, ob etwas verkauft wird oder nicht. Zuständig dafür ist die Gemeinde- oder Stadtverwaltung. Erkundigen Sie sich dort rechtzeitig (!) darüber, wie Sie zu einer Bewilligung kommen und welche Auflagen der Verein zu erfüllen hat (Abfallbeseitigung, Platzbedarf etc.).

Die meisten Gemeinden haben ein Benutzungskonzept für die Benützung von öffentlichem Grund, vielleicht auch online verfügbar. Bei gut frequentierten Orten ist die Nachfrage oft gross, so dass die Verwaltung auch eine koordinierende Funktion übernimmt.

Will der Verein wachsen, muss er neue Mitglieder ansprechen und diese auf seine Angebote hinweisen. Für die Mitgliederwerbung sind je nach Art des Vereins unterschiedliche Mittel geeignet: Aktionen und Anlässe, Zeitungsartikel, Broschüren, Rundbriefe oder der Versand. Wichtig ist dabei, mögliche Mitglieder direkt und gezielt anzusprechen.

Für bestimmte Anlässe oder Aktionen werden eigene Organisationskomitees gebildet. Sie setzen sich je nach Anlass aus Vorstandsmitgliedern, aktiven Vereinsmitgliedern, Vereinsangestellten und weiteren interessierten Personen zusammen. Oft haben auch Vertreterinnen und Vertreter der Gemeindeverwaltung, der Kirchgemeinde oder anderer Organisationen Einsitz. Das Organisationskomitee verfügt über ein eigenes Budget und erhält Vorgaben, was mit dem Anlass erreicht werden soll.

Die Tombola gehört wie die Lottoveranstaltung zu den beliebten Mitteln, um das Vereinskonto aufzubessern. Für die Durchführung braucht es aber eine Bewilligung der Gemeinde oder des Kantons. Beim Sammeln von Tombolapreisen kann gleichzeitig Öffentlichkeitsarbeit für den Verein gemacht werden.

Vereine benötigen für ihre regelmässigen Sitzungen, Tätigkeiten oder Veranstaltungen Räumlichkeiten. Entweder steht ihnen ein «Sääli» in einem Restaurant oder einem Gemeinschaftszentrum zur Verfügung, oder sie mieten oder besitzen ein Lokal, das sie nach eigenem Gutdünken einrichten und benützen können.

Um den Verein in der Öffentlichkeit zu präsentieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten: von der Teilnahme an der Gewerbeausstellung über den Schnuppertag bis hin zum Grosseinsatz bei einer Bachreinigung. Damit die Aktionen gelingen, müssen sie zu den Zielsetzungen des Vereins passen, dem Budget entsprechen und die personellen und fachlichen Möglichkeiten des Vereins berücksichtigen.

Veronika Albrecht: Der Veranstaltungsplaner für Vereine. WRS-Verlag.

Kommentierte Checklisten, Muster und Aktionsideen für die erfolgreiche Veranstaltungsorganisation

Storytelling heisst Geschichten erzählen. Geschichten wecken Interesse und garantieren Aufmerksamkeit – wenn sie kurz und leicht verständlich sind. Im Marketing, im Journalismus und in der Bildung wird Storytelling seit Langem eingesetzt. Vereine können Geschichten von Herausforderungen, Erfolgen oder auch einfach lustigen Erlebnissen nutzen, um ihre Kernbotschaften und Werte vorzustellen, um neue Mitglieder anzusprechen und bisherige Mitglieder noch mehr an den Verein zu binden. Geschichten lassen sich mit Wort und Bild auf der Website, Social Media und Flyern, an der Mitgliederversammlung, bei Ausflügen oder Treffen erzählen.

Die Vereinschronik dokumentiert die Geschichte des Vereins. Sie lässt sich aus den Unterlagen des Archivs und allenfalls mit Aussagen von Zeitzeugen zusammenstellen. Besonders gediegene Varianten werden in Buchform herausgegeben. Heutzutage findet sich auf vielen Vereinswebsites eine Vereinschronik in zusammengefasster Form. Vereinsjubiläen bieten einen geeigneten Anlass, um eine Chronik zu erstellen oder in Auftrag zu geben.

Der Begriff bezeichnet den Versuch von Interessengruppen (Lobbys), durch die Pflege persönlicher Verbindungen Entscheidungsträger zu beeinflussen. Auch ein Verein kann und soll Lobbying betreiben .

Als Lobbying bezeichnet man die Interessenvertretung in Politik und Gesellschaft. Mittels Lobbying versuchen Interessengruppen („Lobbys“) vor allem durch die Pflege persönlicher Beziehungen Politiker/innen zu beeinflussen. Ausserdem wirken sie durch Öffentlichkeitsarbeit auf die öffentliche Meinung ein. Lobbying kann heutzutage auch für Vereine ein wirksames Mittel sein.

Das Ziel eines erfolgreichen Marketings im Nonprofit-Bereich ist es, dem Verein ein gutes Image nach innen und aussen zu gebe. Marketing hilft, Mitglieder zu gewinnen, den Verein bekannt zu machen und den guten Ruf (das Image) zu pflegen. Das wiederum ist die Basis für die Erschliessung von Finanzmitteln zur Erreichung der Vereinsziele. Wichtig für das Marketing sind ein gutes Netzwerk und Lobbyarbeit.

Digitale Kooperation im Verein betrifft sowohl die Zusammenarbeit im Vorstand wie auch die Interaktionen mit den Mitgliedern oder von diesen untereinander. Digitale Medien erleichtern den Austausch und bieten die Möglichkeit, mediale Inhalte einzeln oder in Gemeinschaft digital zu erstellen. Zur digitalen Zusammenarbeit gehören die gemeinsame Datenablage und -bearbeitung (z.B. Dropbox, Google docs u.ä.), Kommunikationskanäle wie Whatsapp, Slack, Social Media Plattformen und Planungstools wie Trello und Doodle. Mit einem Umfragetool wie Findmind oder Surveymonkey lassen sich jederzeit Bedürfnisse und Ideen von Mitgliedern abholen, für Live-Befragungen an der Vereinsversammlung eignet sich die interaktive Präsentationssoftware Mentimeter.

Der Begriff "Interne Kommunikation" meint die Kommunikation zwischen Vorstand, Mitgliedern, Arbeitsgruppen oder Kommissionen. Dabei geht es um die Optimierung der organisatorischen Abläufe (Effizienz), der Informationsverbreitung (Transparenz), des Austausches (Dialog). Eine gute interne Kommunikation steigert die Motivation der Beteiligten und bindet sie besser in dern Verein ein.

Man unterscheidet zwischen interner und externer Kommunikation. Die meint den Austausch zwischen Vorstand, Mitarbeitenden und Mitgliedern, die externe Kommunikation zeigt den Verein einer aussenstehenden Öffentlichkeit. Die Kommunikation ist eine wichtige Führungsaufgabe. Im Vorstand getroffene Entscheide müssen intern rechtzeitig, sorgfältig und verständlich kommuniziert werden. Sowohl interne wie externe Kommunikation soll klar und wahr sein.

Der Kontakt zu den Vereinsmitgliedern muss gepflegt werden. Regelmässige Informationen über Vereinsaktivitäten, Einladungen zu speziellen Anlässen oder ein attraktives Rahmenprogramm der Mitgliederversammlung halten das Interesse der Mitglieder am Verein wach.

Will der Verein wachsen, muss er neue Mitglieder ansprechen und diese auf seine Angebote hinweisen. Für die Mitgliederwerbung sind je nach Art des Vereins unterschiedliche Mittel geeignet: Aktionen und Anlässe, Zeitungsartikel, Broschüren, Rundbriefe oder der Versand. Wichtig ist dabei, mögliche Mitglieder direkt und gezielt anzusprechen.

Viele Vereine haben eine eigene Zeitung oder heute immer mehr auch regelmässige elektronische Newsletters, mit welchen sie ihre Mitglieder auf dem Laufenden halten und weitere interessierte Personen erreichen können. Eine gut gemachte Zeitung oder ein interessanter Newsletter kann auch für die Mittelbeschaffung (Fundraising) genutzt werden.

Die Erhaltung der Motivation von Vereins- und Vorstandsmitgliedern ist eine Daueraufgabe in Vereinen. Damit die Leute engagiert mitmachen, sind eine gute interne Kommunikation und eine Anerkennungskultur wichtig.

Was man früher Beziehungen oder Vitamin B nannte, heisst heute Netzwerk. Die Pflege verschiedener Beziehungen und Kontakte ist wichtig im Vereinsleben. Persönliche Beziehungen machen den Verein bekannt, dienen der Mittelbeschaffung und der Mitgliederwerbung. vitamin B bietet Vernetzung für Vereinsvorstände an.

Public Relations ist ein Begriff aus der Betriebswirtschaft. Er umschreibt die Beziehungen, die eine Organisation zu ihrem relevanten Umfeld pflegt. Damit sind sowohl die Nutzniesserinnen und Nutzniesser der eigenen Dienstleistung als auch die Spenderinnen und Spender, die Mitglieder und die subventionsgebenden Behörden und Ämter gemeint. Ziel ist es, einen hohen Bekanntheitsgrad insbesondere bei Sponsorinnen und Gönnern sowie ein positives Image zu erreichen.

Der Verein ist auf Öffentlichkeit angewiesen. Mit der Öffentlichkeitsarbeit pflegt er den Kontakt und die Beziehungen zu seiner Umwelt und zu seinen Mitgliedern. Der Jahresbericht, eine regelmässige Rubrik in der Lokalzeitung, Veranstaltungen und Anlässe sind dafür geeignete Mittel. Es gilt zu überlegen, welche Zielgruppe mit welchen Informationen und Einblicken in den Vereinsalltag bedient und welche Wirkung bei diesen Zielpersonen hervorgerufen werden soll. Jeder Kontakt nach aussen, persönlich wie auch durch Medien, prägt das Bild der Organisation mit. In vielen Vorständen gibt es ein eigenes Ressort Öffentlichkeitsarbeit.

Frage

Sind wir als Verein mehrwertsteuerpflichtig? Zwar machen wir keinen eigentlichen Umsatz – Mitgliederbeiträge sind ja nicht mehrwertsteuerpflichtig –, wir erhalten aber Sponsoring-Gelder.

Antwort

Es ist wichtig, dass sich der Verein nach der Mehrwertsteuer erkundigt, denn diese ist selbstdeklarationspflichtig. Grundsätzlich sind Sponsoring-Einnahmen mehrwertsteuerpflichtig, sofern es sich um echtes Sponsoring handelt. Die einfache Nennung von Spender(inne)n in einem Jahresbericht gehört zum Beispiel nicht dazu. Sponsorinnen und Sponsoren sind Organisationen oder Personen, die den Verein mit meist grösseren Beiträgen unterstützen und dafür eine Gegenleistung erhalten: Platz für Logos, Inserate, Auftrittsmöglichkeiten, Werbefläche etc.

Die gute Nachricht: Mehrwertsteuer fällt bei nicht gewinnorientierten, ehrenamtlich geführten Vereinen erst ab 250 000 Franken an, bei allen anderen ab 100 000 Franken.

Sponsorinnen und Sponsoren sind Personen oder Organisationen, die bestimmte Projekte oder Anlässe mit grösseren Beiträgen unterstützen und dafür eine Gegenleistung erhalten: Namensnennung, Platz für Logos, Auftrittsmöglichkeiten, Werbefläche etc. Sponsoring ist als eine Marketingmassnahme und damit ein Geschäft (im Gegensatz zu Mäzenatentum). Die Art und Weise der gegenseitigen Verpflichtung wird in einem Vertrag festgehalten. Die Pflege der Sponsorinnen und Sponsoren ist für den Verein wichtig.

Storytelling heisst Geschichten erzählen. Geschichten wecken Interesse und garantieren Aufmerksamkeit – wenn sie kurz und leicht verständlich sind. Im Marketing, im Journalismus und in der Bildung wird Storytelling seit Langem eingesetzt. Vereine können Geschichten von Herausforderungen, Erfolgen oder auch einfach lustigen Erlebnissen nutzen, um ihre Kernbotschaften und Werte vorzustellen, um neue Mitglieder anzusprechen und bisherige Mitglieder noch mehr an den Verein zu binden. Geschichten lassen sich mit Wort und Bild auf der Website, Social Media und Flyern, an der Mitgliederversammlung, bei Ausflügen oder Treffen erzählen.

Christa und Emil Zopfi: Leichter im Text. Ein Schreibtraining. Zytglogge Verlag, Bern (2. Auflage 2001).

Begleitbuch für das persönliche Schreibtraining mit über hundert erprobten Übungen.

Walter Fischer: Tue Gutes und rede darüber. Erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit für Nonprofit-Organisationen. Orell Füssli Verlag, Zürich (1. Auflage 2002).