Protokoll
Frage
Ich bin neu in den Vorstand eines Vereins gewählt worden, habe das Amt der Aktuarin übernommen und schreibe die Protokolle. Der Präsident verlangt nun, dass immer ein Parallelprotokoll geführt wird, das heisst, zur Sicherheit verfassen zwei Personen ein Protokoll. Ich finde den Aufwand übertrieben und sehe es als mangelndes Vertrauen an. Zudem genehmigen wir ja das Protokoll zu Beginn der Sitzung, damit allenfalls Korrekturen oder Ergänzungen gemacht werden können. Muss ich die Anweisung akzeptieren?
Antwort
Ihre Haltung verstehe ich voll und ganz. Folgende Anmerkungen dazu:
- Für das Erstellen eines Protokolls sollte der Aufwand in Grenzen gehalten werden. Man muss sich überlegen, welchen Zweck das Protokoll erfüllen soll. In den meisten Fällen geht es darum, Beschlüsse so festzuhalten, dass sie nachvollziehbar sind. Ein eigentliches Wortprotokoll ist in den wenigsten Fällen nötig. Angesichts der Ressourcenknappheit in Vorständen und bei „harmlosen" Traktanden ist das Führen von Parallelprotokollen unsinnig.
- Der Präsident kann nicht eigenmächtig über alles bestimmen. Wenn schon, würde ich eine Diskussion und allfällige Abstimmung über die Protokollführung im Vorstand verlangen.
- Delegieren können ist eine wichtige Voraussetzung eines Präsidenten. Er erspart sich damit nicht nur Arbeit, sondern er gewinnt motivierte Vorstandsmitglieder.
Frage
In unseren Stauten steht nicht, wann das Protokoll der Vereinsversammlung verschickt werden muss. Reicht es, dieses der nächsten Einladung zur Vereinsversammlung beizulegen oder sollte es möglichst zeitnah nach der Versammlung verschickt werden?
Antwort
Im Gesetz ist der Versand von Protokollen nicht geregelt. Falls die Statuten dazu nichts bestimmen und keine langjährige, sinnvolle Gewohnheit bereits besteht, kann der Vorstand den Versand nach Gutdünken handhaben.
Vorteil eines zeitnahmen Versandes ist, dass die Mitglieder - vor allem auch die Abwesenden - rechtzeitig Kenntnis von den Beschlüssen erhalten. Muss das Protokoll von der Vereinsversammlung genehmigt werden , wird es als "Protokollentwurf" bezeichnet. Mit einem zeitnahen Versand nach der Genehmigung durch der Vorstand können die Mitglieder aufgefordert werden, allfällige Beanstandungen anzubringen. Der Vorstand bringt dann - falls nötig - eine bereinigte Fassung an der nächsten Versammlung zur Abstimmung. Gemäss Art. 75 ZGB kann ein Mitglied Beschlüsse, die gegen das Gesetz oder die Statuten verstossen, binnen Monatsfrist nach Erhalt des Protokolls beim Gericht anfechten. Auch deshalb macht ein frühzeitiger Versand Sinn. Anderfalls könnte nach einem Jahr noch eine Klage erfolgen .
Erfolgt die Einladung per E-Mail, kann das Protokoll als zusätzliches Dokument angehängt werden. Hat der Verein auf seiner Website einen internen Bereich, kann das Dokument dort abgelegt und die Mitglieder entsprechend informiert werden.
Fazit:
- Das Protokoll dient der Information der Mtglieder, was für eine zeitnahe Zustellung spricht.
- Damit die Mitglieder das Protokoll an der Vereinsversammlung genehmigen können, müssen sie deren Wortlaut kennen, was für eine (nochmalige) Zustellung des Protokolls mit der Einladung spricht.
- Um Papier zu sparen, empfiehlt es sich, elektronische Möglichkeiten zu nutzen. Dabei ist allerdings auf nicht elektronisch vernetzte Mitglieder Rücksicht zu nehmen.
- Das Protokoll wird in der Regl vom Verfasser/von der Verfasserin und der Präsidentin/dem Präsidenten unterzeichnet.
- Der Vorstand kann auch mittels eines entsprechenden Antrags an die Mitgliederversammlung den Versand von Protokollen regeln. Damit kann er den Wünschen der Mitgliedern entgegenkommen. Dafür braucht es keine statuarische Bestimmung, ein protokollierter Beschluss der Versammlung genügt.
