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Aktuarin, Aktuar, Aktuariat
Aktuarin, Aktuar ist die Bezeichnung für dasjenige Vorstandsmitglied, welches das Protokoll führt. Das Ressort kann auch Administration oder Sekretariat heissen und weitere Aufgaben wie die Führung des Archivs oder die Mitgliederverwaltung umfassen.
Frage
Ich bin neu in den Vorstand eines Vereins gewählt worden, habe das Amt der Aktuarin übernommen und schreibe die Protokolle. Der Präsident verlangt nun, dass immer ein Parallelprotokoll geführt wird, das heisst, zur Sicherheit verfassen zwei Personen ein Protokoll. Ich finde den Aufwand übertrieben und sehe es als mangelndes Vertrauen an. Zudem genehmigen wir ja das Protokoll zu Beginn der Sitzung, damit allenfalls Korrekturen oder Ergänzungen gemacht werden können. Muss ich die Anweisung akzeptieren?
Antwort
Ihre Haltung verstehe ich voll und ganz. Folgende Anmerkungen dazu:
- Für das Erstellen eines Protokolls sollte der Aufwand in Grenzen gehalten werden. Man muss sich überlegen, welchen Zweck das Protokoll erfüllen soll. In den meisten Fällen geht es darum, Beschlüsse so festzuhalten, dass sie nachvollziehbar sind. Ein eigentliches Wortprotokoll ist in den wenigsten Fällen nötig. Angesichts der Ressourcenknappheit in Vorständen und bei „harmlosen" Traktanden ist das Führen von Parallelprotokollen unsinnig.
- Der Präsident kann nicht eigenmächtig über alles bestimmen. Wenn schon, würde ich eine Diskussion und allfällige Abstimmung über die Protokollführung im Vorstand verlangen.
- Delegieren können ist eine wichtige Voraussetzung eines Präsidenten. Er erspart sich damit nicht nur Arbeit, sondern er gewinnt motivierte Vorstandsmitglieder.
