FAQ

Question

Sur notre site Internet, nous avons publié des photos que nous avons trouvées sur Google. Nous avons reçu un avertissement de la part d’un cabinet d’avocats en Allemagne. Devons-nous le prendre au sérieux?

Réponse

En raison de l’utilisation non autorisée d’images, les sites Internet suisses sont souvent accusés de violation présumée du droit d’auteur. Il résulte de nombreux avertissements suite à l’utilisation de ce type d’images sur des sites Internet suisses. Ils viennent notamment d’Allemagne où s’est mise en place une véritable «industrie de l’avertissement». Des cas typiques sont le «vol d’images» sur Google ou Wikipédia, les infractions touchant aux conditions de licence lors d’images «gratuites» ou «sans licence» ainsi que la publication sur Internet de présentations ou de brochures de l’association contenant des photos.

Il est souvent discutable si les images faisant l’objet d’un avertissement sont protégées par le droit d’auteur en Suisse. L’absence de protection en Suisse ne signifie toutefois pas qu’il n’est pas possible de recevoir des avertissements venant d’Allemagne. En cas de doute, un tribunal devrait trancher. C’est pourquoi il convient de vérifier minutieusement la façon de réagir correctement à un tel avertissement.

En réagissant de façon erronée, on risque d’aggraver sa situation. Dans (presque) tous les cas, placer ces avertissements sur la pile de papier à recycler n’est pas une réaction adéquate. Ces avertissements ne se laissent généralement pas régler par une lettre d’excuses adressée à l’avocat de la partie adverse et l’injurier ne constitue évidemment pas une meilleure option.

Recommandations de Me Martin Steiger en matière de réaction appropriée face à un avertissement.

Question

A quel moment les décisions de l’assemblée générale entrent-elles en vigueur?

Réponse

Les décisions prises n’entrent en vigueur qu’une fois l’assemblée terminée, pour autant qu’aucune date ultérieure n’ait été convenue. Il est donc possible jusqu’à la clôture de l’assemblée de déposer une motion d’ordre permettant de procéder à un nouveau vote sur une décision si des raisons importantes le justifient. Ainsi, une modification des statuts, par exemple, ne peut entrer en vigueur au moment de la prise de décision en cours d’assemblée.

Question

Est-ce que l’association peut être composée uniquement de membres du comité?

Réponse

Une association composée uniquement des membres du comité est également tout à fait légitime. Il est important toutefois qu’une telle association, dite «collégiale», respecte également les dispositions du droit des associations: convoquer une assemblée, organiser des élections, respecter les processus démocratiques, etc. Pour un comité, il est particulièrement important de choisir une ou deux personnes en charge de l’organe de contrôle, car il ne peut pas procéder lui-même à sa décharge. Les statuts peuvent stipuler que l’admission des membres revient au comité. Ce dernier peut ainsi déterminer si l’admission de nouveaux membres est nécessaire ou non. 

Question

Lors d’une votation par écrit, peut-on exiger que les membres indiquent leurs prénom, nom et apposent leur signature?

Réponse

Vous devez garantir que seules les personnes autorisées participent à la votation ou à l’élection. Il est donc important de pouvoir identifier les votant-es. Lors du décompte des voix, il est possible de demander à une personne indépendante de se charger du décompte et les résultats sont saisis sans indiquer les noms. Pour garantir l’anonymat des voix, il faudrait joindre au courrier une carte de vote à renvoyer avec le bulletin de vote ou d’élection (comme lors de votations politiques). Je ne vous conseille toutefois cette solution est qu’en cas de votation très controversée.

Question

Un membre souhaite convoquer une assemblée générale extraordinaire et nous a demandé de lui fournir les coordonnées de tous les membres. Sommes-nous autorisés les lui transmettre?

Réponse

Si un cinquième (ou moins selon les statuts) des membres demande une assemblée générale extraordinaire, le comité directeur doit la convoquer. Dans la pratique, cela signifie que la transmission des données des membres au sein de l’association est autorisée dans ce cas, car elles sont nécessaires à l’exercice des droits des membres, à savoir la convocation d’une assemblée générale extraordinaire (art. 64, al. 3, CC). Mais dans ce cas, seules les données nécessaires à l’exercice des droits devraient être transmises (p. ex. noms et adresses). Les données transmises ne peuvent être utilisées par le membre qu’à cette fin et doivent ensuite être détruites, ce dont le membre concerné doit être expressément informé. Comme alternative à la publication des données, le comité peut proposer d’envoyer les informations aux autres membres au nom du membre.

Question

La nouvelle loi sur la protection des données nécessite-t-elle une adaptation des statuts?

Réponse

Nous recommandons aux associations d’inclure un article sur la protection des données lors de la prochaine révision statutaire. Celui-ci précise comment l’association traite les données et comment, ou dans quels cas, la transmission appropriée de données de membres aux autres membres est par exemple autorisée. Pour vous aider, les statuts-types de vitamine B contiennent désormais l’article 13 sur la protection des données, avec des exemples de formulations et des commentaires: vitamineb.ch/savoir/fiches-pratiques

Question

Comme de nombreuses associations, nous communiquons via e-mails, outils de discussion, newsletters électroniques et classements numériques. Comment, en tant que comité, savoir quels outils numériques ne posent aucun problème en matière de protection des données?

Réponse

Le comité doit vérifier le sérieux des fournisseurs et s’assurer qu’ils garantissent la sécurité des données (si le fournisseur traite des données personnelles de l’association dans le cadre d’un mandat, par exemple dans le cas d’une solution cloud). Il se peut également que le fournisseur dispose de certains labels de qualité ou de certifications dans le domaine de la protection des données. Une association doit engager contractuellement le fournisseur, c’est-à-dire se faire garantir que les données seront traitées de manière sérieuse, sûre et confidentielle.

Question

Que faut-il savoir sur l’obligation de conserver les données des membres? Devons-nous, par exemple, anonymiser les factures relatives aux cotisations annuelles?

Réponse

Les données doivent être effacées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au traitement prévu, sauf si elles sont soumises à une obligation de conservation légale. Tant qu’il existe des créances impayées ou, par exemple, un litige, les données doivent être conservées. En outre, dans le domaine de la comptabilité, il existe une obligation de conserver pendant 10 ans les rapports annuels, les comptes annuels, les pièces comptables et les rapports de révision (cf. art. 958f CO). Si ces documents contiennent des données personnelles, ils ne peuvent être supprimés qu’après l’expiration du délai. Depuis peu, les associations devant s’inscrire au registre du commerce doivent tenir un registre de leurs membres. Elles doivent conserver les informations relatives à chaque membre pendant cinq ans, si cette personne quitte l’association (cf. art. 61a du CC).

Question

Qui est responsable de la protection des données au sein d’une association?

Réponse

Une association dispose de nombreuses données personnelles, notamment celles de ses membres. Elle doit les gérer avec soin. Le comité de l’association est responsable de leur gestion conforme à la loi sur la protection des données. Il est notamment responsable du fait que l’association dispose d’une déclaration de protection des données et qu’elle protège systématiquement les données des membres contre toute utilisation abusive.

Question

Quand est-ce qu’une association est autorisée à transmettre des données en interne?

Réponse

En général, il faut également dans ce cas, l’autorisation de chaque membre ou une information préalable sur le but de la transmission des données avec la possibilité de refus. La transmission appropriée de données de membres à d’autres membres peut être réglée dans les statuts. Cela concerne p. ex. l’information sur la transmission de listes contenant des données de membres à des associations faîtières ou la remarque que la liste des membres est mise à disposition de tous les membres dans la partie réservée aux membres du site Internet. Les membres peuvent révoquer à tout moment le consentement qu’ils ont donné.

Question

Les associations perçoivent une augmentation des demandes d’information sur le traitement des données. À quoi faut-il veiller?

Réponse

L’obligation de fournir des informations a également fait l’objet d’une nouvelle réglementation. Les associations doivent se préparer et définir la procédure à suivre en cas de demande de renseignements. Tout d’abord, l’identité de la personne demandant des informations doit être établie (par exemple au moyen d’une carte d’identité). La personne doit ensuite être informée des données la concernant qui sont traitées et à quelles fins, de la durée de conservation de ces données et de leur origine. Le cas échéant, il convient d’indiquer quels destinataires reçoivent quelles données (p. ex. association faîtière, imprimerie, etc.). En règle générale, les renseignements devraient être fournis gratuitement par écrit dans un délai de 30 jours.

Question

La nouvelle loi sur la protection des données est entrée en vigueur. De quoi les associations doivent-elles tenir compte?

Réponse

La nouvelle loi sur la protection des données ne prévoit pas de directives spécifiques pour les associations. Elles doivent toutefois se conformer aux nombreuses nouvelles obligations et prescriptions de la loi. La principale nouveauté est l’extension de l’obligation d’information. Lors de la collecte de données personnelles, les associations doivent informer les personnes concernées de la nature des données collectées et des finalités de leur traitement. Dans la pratique, cette obligation d’information est généralement remplie par une déclaration de protection des données sur le site Internet.

Question

Nous sommes un petit club de sport et disposons d’un budget limité. Devons-nous contracter une assurance-accidents pour nos entraîneurs et entraîneuses?

Réponse

À compter du 1er juillet 2024, la règle suivante s’applique en Suisse: les associations ne sont plus tenues de contracter une assurance-accidents ni pour les sportifs et sportives ni pour les entraîneurs et entraîneuses, pour autant que leur revenu annuel soit inférieur aux deux tiers du montant minimum de la rente de vieillesse annuelle complète de l’AVS. En 2024, ce montant correspond à un salaire annuel brut de 9800 francs. Un éventuel accident est alors couvert par l’assurance-accidents non professionnels de l’employeur principal ou via la couverture accident de la caisse maladie. 

Cette dérogation s’applique toutefois uniquement si aucune personne exerçant les fonctions susmentionnées n’a un revenu supérieur. Dès qu’une personne touche un montant supérieur à 9800 francs, toutes les personnes chargées des activités concernées doivent être assurées. Toutes les autres personnes employées (personnel de service, personnel de nettoyage, etc.) ne sont pas concernées par ce changement. Ces dernières sont toujours soumises à l’assurance obligatoire conformément à la loi fédérale sur la LAA. Cela signifie que ces employé-es doivent être assuré-es contre les accidents si leur salaire annuel est supérieur à 2300 francs. 

Question

Notre club de basket-ball aimerait promouvoir notre association en installant un stand dans la zone piétonne. Nous prévoyons d’installer un panier de basket pour que les gens puissent lancer des ballons, nous distribuerons également des boissons, mais ne vendrons rien. Nous faut-il une autorisation pour ce type d’action?

Réponse

Oui, toute manifestation ou action sur le domaine public nécessite une autorisation, indépendamment du fait que l’on vende quelque chose ou non. L’administration municipale ou communale accorde ces autorisations. Renseignez-vous assez tôt (!) sur les conditions d’octroi d’une autorisation et sur le cadre à garantir par l’association (élimination des déchets, place nécessaire, etc.).

La plupart des communes disposent d’un concept d’utilisation du domaine public, il se peut que vous trouviez quelque chose en ligne. La demande est souvent importante dans des endroits à forte fréquentation, si bien que l’administration joue également un rôle de coordination.

Question

Trois de nos membres fondateurs ont quitté le comité dans l’intention de créer une nouvelle association. Ils revendiquent le droit d’utiliser le logo qu’ils avaient créé au moment de fonder notre association pour leur nouveau groupement. Les membres fondateurs ont-ils le droit de «transférer» le nom et le logo d’une association existante sur une nouvelle entité?

Réponse

Une association est considérée comme une personne morale (juridique). En tant que telle, elle peut effectuer des actions légales, p. ex. être propriétaire de biens, de valeurs réelles, etc. Ces valeurs et ces biens n’appartiennent pas à des individus, mais à l’association en tant que telle. Les membres fondateurs ne constituent pas une exception à cette règle.

Le logo appartient donc clairement à l’association pour laquelle il a été créé à l’origine. Sauf bien entendu si un autre accord a été passé.

Question

Notre association a désormais sa propre page Facebook. Pour rendre la page plus attrayante, nous désirons placer en ligne des photos de nos activités. Il arrive que certaines personnes y soient aisément reconnaissables. Faut-il leur demander leur autorisation? Les photos sur notre page Facebook ne sont visibles que par nos «amis».

Réponse

Les photos comptent parmi les données personnelles les plus sensibles et ne peuvent être publiées qu’avec l’accord des personnes concernées. Même s’il y est possible de limiter l’accès à certains contenus, Facebook reste un média public dont l’un des principaux attraits consiste à montrer toujours plus de contenu à toujours plus de monde. Une association a par ailleurs intérêt à avoir autant «d’amis» que possible.

C’est pourquoi je recommande de ne pas publier de photos sans l’accord des personnes représentées. La demande de consentement aux membres constitue par ailleurs l’occasion de les contacter.

En général, il est recommandé d’utiliser des prises de vue sur lesquelles les personnes ne sont reconnaissables que partiellement ou au milieu d’une foule. Le nom des personnes figurant sur les photos ne doit être mentionné nulle part. Les photos ne doivent pas porter atteinte à la personnalité, ni permettre de tirer des conclusions quant aux croyances religieuses, sympathies politiques, consommation de drogues ni montrer des actions criminelles, documenter le recours à l’aide sociale, etc.

Les images doivent par ailleurs être retirées immédiatement à la demande des personnes qui y sont représentées.

Question

Nous voulons organiser une fête. On nous a conseillé de fonder une association plutôt qu’une communauté d’intérêts. Mais quelle est la différence entre une association, un club et une communauté d’intérêts?

Réponse

Lorsqu’une organisation corporative crée une association (avec un but idéal, des statuts rédigés par écrit, un protocole de création, des organes), il s’agit alors d’une association au sens juridique du terme, conformément à l’art. 60 ss. du Code civil suisse (CC). Une association n’est pas dans l’obligation de porter le terme «association» dans son nom. Les statuts (en général l’article 1) stipulent qu’il s’agit d’une association. C’est pourquoi les associations utilisent également les termes de communauté, société, parti ou groupement dans leur nom. Une association de différentes sections ou sous-associations porte souvent le nom de groupement.

Les termes de «communauté d’intérêts», «club» ou «groupement» ne sont pas des termes juridiques. Les communautés d’intérêts et les clubs sont toutefois souvent organisés en association. Ils peuvent également avoir une autre forme juridique, notamment celle de la société simple.  Les associés d’une société simple sont toutefois responsables personnellement et cette forme juridique ne permet pas d’ouvrir un compte postal ou bancaire au nom de la société.

Question

Nos statuts stipulent que l’accord des deux tiers des membres est nécessaire pour la dissolution de notre association. Est-il suffisant que les deux tiers des membres présents à l’assemblée générale approuvent la dissolution?

Réponse

Selon vos statuts, il est clairement indiqué qu’il s’agit de l’ensemble des membres de l’association et pas seulement des membres présents. Lorsqu’une association se pose ce type de question, il est souvent difficile de mobiliser suffisamment de membres. Atteindre le quorum se révèle alors un obstacle quasi infranchissable. La non-conformité aux statuts, ce qui serait le cas si les membres présents sont les seuls considérés, pourrait être avancée comme raison à une opposition à la décision.

Pour procéder correctement au niveau juridique, il faudrait modifier le statut correspondant lors d’une prochaine assemblée générale (éventuellement extraordinaire). Lors de l’assemblée générale suivante, la dissolution de l’association pourra être décidée selon les règles. Ces deux assemblées peuvent se suivre de près. Il est important de communiquer assez tôt la procédure prévue avec les membres, afin de ne pas créer la surprise. Les membres doivent avoir le temps de réfléchir aux conséquences d’une dissolution et le comité doit être en mesure d’évaluer la tendance. L’organe suprême de toute association est en effet l’assemblée générale et elle seule peut décider d’une dissolution.

Question

Nos statuts ne mentionnent pas le délai d’envoi du procès-verbal de l’assemblée générale. Est-il autorisé de le joindre à la convocation de la prochaine assemblée générale ou vaut-il mieux l’envoyer le plus vite possible?

Réponse

La loi ne règle pas l’envoi des procès-verbaux. Sauf mention statutaire contraire ou une habitude pertinente prise au fil des ans, le comité est libre d’envoyer le procès-verbal à sa convenance.

L’envoi du procès-verbal peu après la tenue de l’assemblée générale présente l’avantage que les membres (notamment les absents) sont mis au courant rapidement des décisions. Si le procès-verbal doit être approuvé par l’assemblée générale, il est désigné comme «projet de procès-verbal». Lorsqu’il est envoyé peu après l’approbation par le comité, les membres peuvent être appelés à faire part de leurs éventuelles réclamations. Le comité préparera le cas échéant une version finale qu’il présentera pour approbation à la prochaine assemblée générale. Conformément à l’art. 75 CC, tout sociétaire peut attaquer en justice, dans le mois à compter du jour où il en a eu connaissance, les décisions qui violent des dispositions légales ou sta­tutaires. Cela plaide en faveur d’un envoi rapide, car même après une année, une action en justice ne pourrait être exclue.

Si la convocation se fait par e-mail, le procès-verbal peut être envoyé en pièce jointe. Si le site Internet de l’association dispose d’un domaine réservé aux membres, le document peut y être déposé à condition d’en informer les sociétaires.

Conclusion:

• Le procès-verbal permet d’informer les membres, un envoi rapide semble donc plus pertinent.
• Pour que les membres puissent approuver le procès-verbal lors de l’assemblée générale, ils doivent en avoir pris connaissance, c’est pourquoi il est conseillé d’envoyer le procès-verbal encore une fois avec la convocation à l’assemblée générale.
• Pour des raisons d’économies de papier, il est recommandé de privilégier l’envoi par courrier électronique. Il faudra toutefois tenir compte des membres «non connectés».
• En général, le procès-verbal est signé par la rédactrice / le rédacteur et la présidente / le président.
• Le comité peut également régler l’envoi des procès-verbaux par le biais d’une proposition soumise à l’assemblée générale. Cela lui permettra de tenir compte des souhaits des membres. Une mention statutaire n’est pas nécessaire, il suffit que la décision de l’assemblée générale figure dans le procès-verbal.

Question

Dans quelles conditions est-il pertinent de choisir, pour un projet, la forme juridique de l’association à but lucratif plutôt que celle d’une S.A.R.L. ou d’une S.A.?

Réponse

Selon la loi suisse (Code civil suisse art. 60 ss.), les associations ne peuvent pas poursuivre de but économique. Une association poursuit des buts idéaux qui ne sont pas économiques et n’est pas autorisée à accorder des avantages économiques à ses membres.

Un but économique serait de faire bénéficier les membres d’avantages économiques chiffrables liés à leur activité associative, p. ex. par le biais d’un salaire ou la distribution d’un bénéfice. L’activité de l’association est déterminante et non les statuts ou d’autres règlements de l’association. Une association peut toutefois avoir une activité économique s’il s’agit d’un moyen pour atteindre un but idéal. Elle peut engager des personnes et exercer une activité gérée de façon commerciale. Dans ce cas, elle doit être inscrite au registre du commerce. Sinon, l’inscription est facultative.

Si une association prévoit, dès sa création, de poursuivre un but économique, sa création ne pourra pas être déclarée juridiquement valable. Les associations qui poursuivent par la suite un but, ou un mélange de buts, non autorisé, risquent d’être dissoutes ou privées de la forme juridique de l’association.

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Question

Nous venons de fonder une association de loisirs. Les statuts de cette nouvelle association ont déjà été établis. Où faut-il annoncer une association à but non lucratif?

Réponse

En principe, il n’y a pas d’inscription obligatoire pour les associations en Suisse. Une association est légitime dès qu’elle dispose de statuts écrits et qu’il existe un protocole de création.

Certains cantons exigent que les associations s’annoncent auprès de l’administration fiscale (indépendamment du fait qu’elles doivent payer des impôts ou soient exemptées en raison du seuil d’imposition). Il s’agit actuellement des cantons de Berne et de Lucerne. Informez-vous sur le site Internet de votre administration fiscale cantonale. 

Une association est également libre de se faire inscrire au registre du commerce cantonal. L’inscription est en revanche obligatoire si l’association exploite, dans le cadre de son but social, une entreprise gérée selon l’usage commercial ou si elle est soumise à une révision. Pour communiquer son offre à de potentiels utilisateur-trices, l’association devrait informer la commune et les services régionaux concernés.

Question

Notre association a utilisé le terme «assemblée de l’association» («Vereinsversammlung») dans toute sa documentation. Un membre se plaint et prétend que la dénomination correcte est «assemblée générale». Qu’en est-il?

Réponse

Le terme d’assemblée générale est plus courant que ceux d’assemblée des membres ou d’assemblée de l’association (en allemand, les termes «Mitgliederversammlung» ou «Vereinsversammlung» sont plus fréquents qu’en français). Dans sa version allemande, le droit associatif parle de «Vereinsversammlung» ou de «Mitgliederversammlung». Le CC (Code civil suisse) règle l’organisation de l’association dans les articles 64 à 69 sous le titre allemand de «Vereinsversammlung» (assemblée de l’association). Mais en français, il est uniquement question de l’assemblée générale.

Le terme d’assemblée générale est également utilisé dans le CO (Code des obligations) en relation avec des sociétés anonymes et des coopératives. Alors qu’une association est axée sur les personnes, également lors de son assemblée générale, la société anonyme y rassemble le capital (les actionnaires).

Les statuts recourant à un synonyme pour le terme d’assemblée générale conservent toutefois leur validité.

Question

Une dispute a éclaté au sein du comité à propos de l’âge de notre association. L’association a été fondée il y a 19 ans. Il y a cinq ans, nous lui avons donné un nouveau nom, son but a été légèrement modifié et le comité entièrement renouvelé. Le président actuel prétend que l’association a cinq ans et non pas 19 ans. Qu’en est-il?

Réponse

Le nom d’une association fait partie des statuts, il est souvent mentionné dans le premier article avec son but social. Les statuts peuvent être modifiés, cela concerne également le nom ou le but de l’association. Dans l’art. 74 CC, la loi stipule: «La transformation du but social ne peut être imposée à aucun sociétaire». En cas de transformation du but social (changement important) tout membre a donc le droit de quitter l’association avec effet immédiat. L’association continue en revanche d’exister.

Un indice appuyant le fait que votre association existe bel et bien depuis sa création est qu’elle n’a jamais été dissoute.

Question

Nous créons une association qui désire promouvoir un nouveau sport dans la commune. Sommes-nous autorisés à stipuler dans les statuts qu’en cas de dissolution de l’association, le produit de liquidation sera géré par la commune? (Au cas où une nouvelle association avec des buts identiques serait fondée.) Faut-il stipuler dans l’article relatif à la dissolution que les documents de l’association seront archivés auprès de la commune?

Réponse

En principe, les statuts ne devraient mentionner aucune directive relative à des tiers, sauf accord explicite de ces derniers. Cela signifie concrètement que l’association doit demander à la commune si elle serait d’accord de gérer l’argent et d’archiver les documents de l’association.

Question

À quoi faut-il veiller si une association désire modifier ses statuts?

Réponse

Une association désire se consacrer à un nouveau but social, changer de nom ou s’adresser également à des membres donateurs. Ce type de modification entraîne un changement des statuts de l’association.

L’assemblée générale est responsable de la révision des statuts, éventuellement avec la majorité qualifiée des votants. Si les modifications statutaires risquent d’entraîner des discussions controversées, il est recommandé de convoquer une assemblée générale extraordinaire entièrement dédiée à ce sujet. Le comité informe les membres des propositions de modification dans le cadre de l’invitation envoyée dans les délais prévus par les statuts. En cas de révision complète ou de modification importante, une présentation synoptique est recommandée (présentation du texte en vigueur en face du nouveau texte).

Lors de l’assemblée générale, les points à modifier sont discutés individuellement. L’on procède ensuite à une votation générale. La modification du nom ou du but social de l’association doit être communiquée après l’assemblée générale aux membres absents par le biais du procès-verbal. Conformément à l’art. 74 CC, un membre qui n’approuve pas le changement de but social peut quitter l’association. Si une association est inscrite au registre du commerce, la modification de son nom ou de son but social doit être annoncée. Il est en outre recommandé d’informer les principaux bailleurs de fonds avant l’envoi du prochain rapport annuel.

Question

Nos statuts ne fixent pas un nombre défini de membres au sein du comité et ne stipulent pas non plus le type de majorité nécessaire lors d’élections. Dans ce cas, est-ce qu’une personne controversée qui se présente à une élection doit être élue avec la majorité absolue?

Réponse

La question des voix nécessaires se pose de façon générale, pas seulement lors d’un candidat controversé. Si les statuts ne définissent pas de façon explicite la part de voix nécessaires (majorité qualifiée), l’art. 67 al. 2 CC fait foi: «Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents.» Il s’agit donc de la majorité absolue. Elle se calcule sur la base des membres présents. Toutes les voix doivent être comptées, également les voix nulles et les abstentions. Exemple: en présence de 100 membres, la majorité absolue est atteinte avec 51 voix. Dans le cas d’un nombre impair de membres, le chiffre est arrondi à l’unité supérieure après avoir été divisé par deux.

Les statuts de l’association définissent souvent que les décisions sont prises à la majorité relative (ou simple): indépendamment du nombre de personnes présentes, une proposition est acceptée lorsqu’il y a davantage de voix en sa faveur que de voix contre.

Question

Qui est le roi ou la reine de l’association?

Réponse

Il n’y a ni roi ni reine dans une association. Le comité est responsable de façon collégiale pour les affaires de l’association. Il a le droit et le devoir de s’occuper des affaires de l’association et de la représenter à l’extérieur. La loi le stipule ainsi.

Sauf mention contraire dans les statuts, le comité est libre de s’organiser et de répartir les tâches à sa guise. Il peut par exemple mettre en place un système de domaines. Mais le comité demeure toutefois un organe collégial et répond solidairement au nom de l’association. La participation de tous les membres doit être garantie, la présidente ou le président ne peut pas donner des ordres.

Question

Nos membres étant éparpillés dans diverses régions de Suisse et dans les pays voisins, il est difficile pour certains d’entre eux de se rendre à l’assemblée. Peut-on envisager l’organisation d’une assemblée en ligne? 

Réponse

Les membres ont le droit de participer à l’assemblée, aux votes et aux élections, y compris aux débats qui s’y rapportent. Par conséquent, lorsqu’une association suisse compte des membres domiciliés à l’étranger, elle doit s’assurer qu’ils peuvent faire usage de leur droit. En complément ou en lieu et place de l’assemblée générale «classique», il est possible d’organiser une vidéoconférence (par exemple via Skype, Facetime, etc.) ou de suivre l’assemblée en direct avec plateforme de discussion et vote en ligne. Cela est possible pour autant que tous les membres soient informés en temps utile, aient accès à internet et obtiennent les documents et les données d’accès nécessaires. Il est impératif également que cette option soit prévue par les statuts.

Question

Je souhaite créer une association en Suisse avec des personnes domiciliées à l’étranger. Est-ce que ces personnes peuvent faire partie des membres fondateurs et être élues à la tête de certaines fonctions?

Réponse

Les personnes résidant à l’étranger peuvent être membres fondateurs, membres de comité et/ou futurs membres d’une association ayant son siège en Suisse. Une association domiciliée en Suisse est soumise aux art. 60 et suivants du CC, et peut être créée en tant que telle si elle a un lien avec la Suisse: zone d’action (également) en Suisse, ouverte (également) aux membres suisses. S’il s’agit d’une association active au niveau international, il est souhaitable qu’un membre de comité au moins soit domicilié en Suisse.

Lorsqu’une association suisse a des membres de comité résidant à l’étranger, elle doit veiller à ce qu’ils puissent exercer leurs droits et remplir leurs obligations. Il est possible d’organiser les séances de comité et l’assemblée générale par vidéoconférence (par exemple via Skype) à condition que tous les membres soient informés à temps, que les documents et les données d’accès soient envoyés à temps, etc. Il est impératif que les statuts de l’association prévoient cette option.

Question

Nous aimerions introduire dans les statuts la possibilité du vote par écrit au lieu d’une assemblée générale. À quoi devons penser?

Réponse

L’art. 66 al. 2 CC stipule: «La proposition à laquelle tous les sociétaires ont adhéré par écrit équivaut à une décision de l’assemblée générale.» Cela implique toutefois que tous les membres participent au vote par écrit et approuvent la proposition.
La possibilité d’une prise de décision par écrit peut néanmoins être ajoutée aux statuts. Cela pourrait p. ex. être formulé comme suit: «La prise de décision par voie de circulaire (courrier, e-mail, plateforme de vote électronique) est autorisée (dans des cas exceptionnels dûment justifiés).»
Les prises de décision par écrit présentent toutefois des inconvénients non négligeables: contrairement aux réunions physiques, elles ne permettent pas de discussions. Les propositions relatives aux points à l’ordre du jour (demande de modification ou contre-proposition) ainsi que des recommandations de vote supplémentaires doivent donc être déposées à l’avance. C’est pourquoi nous déconseillons de remplacer, d’une façon générale, les assemblées physiques par le vote par écrit.
Si une association opte néanmoins pour la prise de décision par écrit, il est important de respecter les dispositions statutaires: délai d’envoi de la convocation, quorum de présence / de participation, majorités nécessaires. L’association doit par ailleurs s’assurer que le membre vote lui-même une seule fois, p. ex. en signant un bulletin de vote. Les résultats du vote par écrit doivent être communiqués brièvement dans un procès-verbal, y compris le nombre de votes reçus et le détail des voix (pour/contre/abstentions). Un autre point important est la garantie de la protection des données.

Question

Un membre du comité a annoncé sa démission il y a quelque temps. Il souhaite maintenant revenir sur sa décision et supprimer le point à l’ordre du jour «Élection d’un nouveau membre du comité». Cependant, tous les membres du comité n’accueillent pas avec enthousiasme son souhait de tout de même rester au sein du comité.  Nous avons par ailleurs déjà une nouvelle candidate. Devons-nous simplement accepter le retrait de la démission?

Réponse

La démission d’un membre élu d’un organe est ce que l’on appelle un «acte formateur» qui modifie (crée) immédiatement une situation juridique. En d’autres termes, l’annonce de sa démission prend effet à la date donnée et la personne concernée n’est dès lors plus membre du comité. Afin de rester au comité, la personne concernée doit se faire réélire lors de l’assemblée des membres, conformément aux statuts.

Question

Un de nos collègues au sein du comité est à l’origine de nombreuses disputes, c’est pourquoi nous aimerions le révoquer. Comment devons-nous procéder?

Réponse

En principe, les membres du comité ne sont pas autorisés à destituer ou révoquer l’un-e de leurs collègues. Les membres du comité sont élus par l’assemblée générale et il lui revient de révoquer un des membres du comité le cas échéant.

À la suite d’une décision majoritaire du comité, vous pouvez proposer à l’assemblée générale de ne plus réélire la personne concernée. L’assemblée générale est toutefois libre d’accepter ou non votre proposition. Savoir si la destitution de cette personne constitue la solution aux difficultés rencontrées est toutefois une autre question. Souvent, les problèmes ne sont pas liés à une seule personne. Il peut s’avérer plus pertinent de chercher l’origine du conflit et de mener des discussions communes.

Question

Je suis trésorière dans une association, dont le comité compte cinq personnes. Puis-je exercer parallèlement la fonction de vice-présidente sans courir le risque de concentrer trop de pouvoirs?

Réponse

Merci d’aborder la question de la concentration des pouvoirs ! Si un membre de comité concentre trop de pouvoir sur sa personne, cela peut effectivement entraîner une certaine partialité au sein de l’association, ce qui n’est pas souhaitable. Si, par exemple, une personne n’est pas à la hauteur de ses tâches, l’impact pourrait être important étant donné la multiplicité des domaines concernés.

Il n’existe aucune disposition légale sur l’attribution des fonctions d’un comité, à moins que les statuts en prévoient. Dans une petite association, il est judicieux de prévoir un comité restreint. Cela facilite la gestion de l’association et la rend plus efficace. Mais cela implique aussi que les membres du comité doivent assumer plus d’une fonction. Dans votre cas, il s’agit avant tout de vous acquitter des tâches liées aux deux fonctions. Rien ne vous empêche, en tant que trésorière de tenir la comptabilité, et dans le même temps, d’épauler la présidente ou le président dans ses tâches administratives et de la ou le représenter en son absence. Il importe de veiller à ce que tous les membres jouissent du même niveau d’information et puissent participer de manière égalitaire à la prise de décisions.

Question

Notre comité a décidé de saisir son temps de travail de façon symbolique, afin de pouvoir être habilité lors de négociations portant sur des subventions. Faut-il uniquement prendre en compte le temps de présence effectif au bureau ou également le temps de trajet (parfois conséquent), puisqu’il s’agit de temps qui n’est pas disponible pour autre chose?

Réponse

C’est très bien de saisir ses heures clairement! Cela constitue la base de la reconnaissance du travail effectué, peu importe qu’il soit rémunéré ou non. La saisie des heures est également utile pour définir un cahier des charges à l’attention d’autres bénévoles intéressés.

La prise en compte du trajet est un sujet controversé. Les deux types de saisie sont légitimes. Il est recommandé de stipuler s’il s’agit de temps de travail ou de trajet et d’appliquer des tarifs différents (p. ex. la moitié du tarif (fictif) de travail pour le trajet).

Question

Notre association existe depuis plus de 50 ans et organise diverses activités pour les seniors. Aujourd’hui, une partie de ces tâches ont été reprises par d’autres organisations. Les nouvelles adhésions se font rares et il arrive que les membres du comité désirent se retirer. Tous les membres ont déjà œuvré au sein du comité. Quelques membres aimeraient continuer à se charger de certaines tâches, mais sans intégrer le comité. Que nous recommandez-vous?

Réponse

Votre association doit se poser la question cruciale: «Sommes-nous encore nécessaires?» En d’autres termes: «Que se passerait-il si l’association n’existait plus?» Réfléchissez avec les autres membres aux activités que vous désirez poursuivre et sous quelle forme. Certains aspects de votre activité peuvent-ils être suspendus? Il est peut-être possible de se joindre à une organisation qui poursuit des objectifs similaires.

Quelles que soient les réponses à ces questions, votre association était nécessaire et a fait du bon travail. Sans elle, les offres proposées par des tiers n’existeraient pas aujourd’hui. Donc même si votre association devait être dissoute, cela ne serait pas synonyme d’échec.

Question

Notre association a remporté un prix décerné par la commune. Je suis la présidente. Avec qui devrais-je me rendre à la cérémonie de remise des prix? Quatre personnes sont autorisées par organisation.

Réponse

Le mieux est probablement d’en discuter au sein du comité et de décider ensemble. Cela permet de se réjouir encore une fois de la récompense et de désigner les personnes qui ont particulièrement contribué à ce succès. Il peut s’agir de membres lambda. La disponibilité des personnes est également un point décisif, ainsi que d’autres critères éventuels qui peuvent définir la composition de votre délégation.

Question

Les membres du comité ont-ils un droit fondamental à un dédommagement?

Réponse

Légalement, les membres du comité n’ont pas le droit à un dédommagement. Au contraire: une condition importante pour l’exemption fiscale d’une association et que les membres du comité effectuent leur travail bénévolement. En revanche, leurs frais sont bien entendu remboursés. Certaines tâches spécialisées peuvent être rémunérées. Elles doivent cependant toujours être décrites et limitées concrètement à un mandat.

Les dédommagements versés au comité doivent être pris en compte dans le budget et apparaître dans les comptes de l’association. Il y a d’autres moyens d’exprimer sa reconnaissance: formation continue, dispense du paiement de la cotisation, extras.

Autre point important: les dédommagements qui dépassent le remboursement des frais sont imposables, ils doivent être déclarés par le bénéficiaire et l’association doit établir un certificat de salaire. Si le dédommagement s’élève à plus de Fr. 2300.- par an et par personne, les assurances sociales doivent être payées; cf. fiches de travail; frais, règlement des frais, dédommagement.

Question

Nous aimerions attirer de nouveaux membres de notre association. Dans ce but, nous avons eu l’idée d’avoir une assemblée générale publique et d’y inviter des personnes intéressées et les médias. Sommes-nous autorisés à inviter des non-membres à l’assemblée générale?

Réponse

Il n’y a pas de base légale régissant cette situation, sauf mention contraire dans vos statuts ou règlements.
L’association est donc libre d’inviter des tiers à son AG. Cela peut même être une bonne idée d’y convier des membres potentiels, la famille ou des connaissances de membres actuels, des représentants des autorités ou de bailleurs de fonds, des spécialistes, les médias, etc. Il est recommandé d’attribuer des places fixes aux hôtes, afin de définir clairement les votants des personnes n’ayant pas le droit de vote.

Pour ce type d’invitation, les sujets traités doivent être suffisamment attrayants et présenter un intérêt général. Personne ne sera intéressé d’écouter les points statutaires à l’ordre du jour.  Un programme varié et intéressant vous aidera à capter l’intérêt du public et vous pourrez souhaiter une bienvenue particulière à tous les invités.

Question

Nos statuts stipulent que la convocation à l’assemblée générale doit revêtir la forme écrite. Pouvons-nous envoyer la convocation par e-mail?

Réponse

Conformément à l’art. 64 CC, les statuts et/ou une pratique particulière règlent la convocation à l’assemblée générale. Si la convocation était envoyée par courrier par le passé, le passage à une convocation par e-mail peut être contesté si certains membres ne la reçoivent pas. Il est déterminant que toutes les personnes convoquées aient pu prendre connaissance de la convocation assez tôt pour pouvoir y participer.

Il est donc recommandé de stipuler dans les statuts la forme exacte de la convocation. Différents types de convocation sont imaginables: par courrier, e-mail, affichage sur le tableau de l’association, publication dans un journal ou dans l’organe de l’association, etc.

La loi ne définit pas de format spécifique pour déposer une proposition, ni pour convoquer une assemblée générale extraordinaire. Sauf mention contraire dans les statuts, les propositions peuvent donc être déposées par e-mail, téléphone, etc.

Question

Notre comité a décidé d’accorder à l’avenir des jetons de présence à ses membres. Devons-nous demander l’accord de l’assemblée générale?

Réponse

Les statuts de l’association règlent les compétences au sein de cette dernière. S’il y est stipulé par exemple que le comité a seulement droit au remboursement de frais effectifs, alors il n’a pas le droit de recevoir des jetons de présence, sauf s’il s’agit d’une indemnisation forfaitaire générale. Si cela n’est pas réglé dans les statuts et que l’assemblée générale vote le budget, ce montant doit y figurer. Cela permet aux membres d’exercer leur influence sur l’approbation du budget. Il se peut en outre qu’une somme fixe soit attribuée au comité et qu’il en dispose librement.

Si ni les statuts ni un règlement ne fixent les compétences en matière de dépenses, il est recommandé que le comité présente un règlement des indemnités et des frais à l’assemblée générale pour approbation.

Veuillez noter que les jetons de présence constituent un dédommagement pour un travail fourni et qu’ils sont donc imposables. L’association doit émettre des certificats de salaire. Si le dédommagement s’élève à plus de Fr. 2300.- par an et par personne, les assurances sociales doivent être payées; cf. fiches de travail; frais, règlement des frais, dédommagement.

Question

Notre comité travaille beaucoup et sans être rémunéré. Sommes-nous autorisés à dispenser certains membres du comité de la cotisation annuelle?

Réponse

En principe, tous les membres d’une association ont les mêmes droits et les mêmes devoirs, cela concerne également le paiement de la cotisation. Une exception est uniquement possible si elle est prévue par les statuts. Par exemple: «Les membres d’honneur et les membres du comité sont dispensés de la cotisation annuelle.»

Question

Je me porte candidat au poste vacant de président, mais ne fais pas encore partie du comité. L’assemblée générale doit-elle tout d’abord m’élire au comité, puis, dans un second tour, m’attribuer le mandat de président? Les statuts stipulent que l’assemblée générale élit le président ainsi que les autres membres du comité.

Réponse

Si les statuts ne prévoient rien d’autre, les membres peuvent directement vous élire à la présidence de l’association. Si dans une association le comité se constitue lui-même (ce qui n’est pas le cas dans votre association), l’assemblée générale élit une ou plusieurs personnes au comité. Le comité élit ensuite, lors de la réunion constituante, sa présidente ou son président.

Question

Est-il exact que l’on ne vote pas sur le rapport du réviseur? Est-il correct qu’une fois le rapport annuel approuvé, on procède au vote sur le rapport de révision et finalement au vote sur les comptes annuels?

Réponse

Le rapport de révision est effectué par une personne ou un service indépendant. Il recommande d’approuver ou de rejeter les comptes annuels et peut contenir d’autres recommandations.

Le rapport de révision ne fait pas l’objet d’un vote; il permet aux membres de prendre une décision de vote au sujet des comptes annuels. Si les membres ne sont pas satisfaits par le travail de l’organe de révision, ils peuvent le révoquer et en proposer un autre.

Question

Je viens d’être élue au comité d’une association et dans mon rôle de secrétaire, je suis chargée de la rédaction des procès-verbaux. Le président exige qu’un procès-verbal parallèle soit rédigé, c.-à-d. qu’une deuxième personne prenne également le procès-verbal. Je trouve cette mesure exagérée et l’interprète comme un manque de confiance en mes capacités, d’autant plus qu’au début de chaque réunion, le procès-verbal de la réunion précédente est approuvé et que d’éventuels compléments ou corrections peuvent y être apportés. Dois-je me soumettre à cette volonté?

Réponse

 Je comprends complètement ce que vous ressentez. Voici quelques remarques à ce propos:

• La rédaction du procès-verbal devrait représenter une charge de travail limitée. Il faut repenser à l’objectif du procès-verbal. Dans la plupart des cas, il s’agit de laisser une trace des décisions pour qu’elles soient compréhensibles par la suite. Un procès-verbal des délibérations est rarement nécessaire. Au vu du manque de ressources dans les comités et lors de sujets bénins, la rédaction de procès-verbaux parallèles n’est pas justifiée.
• Le président ne peut pas décider du tout de façon autonome. Je demanderais une discussion sur la façon de rédiger les procès-verbaux au sein du comité et, le cas échéant, exigerais un vote.
• La capacité de déléguer le travail est une qualité importante pour un président. Cela lui fait non seulement gagner du temps, mais lui garantit aussi des membres motivés au sein du comité.

Question

Notre petite association de gymnastique peine à trouver des membres pour son comité. Parmi les gymnastes actifs, presque tous ont déjà exercé une fonction spécifique. Un membre du comité a donc proposé une personne qui ne pratique pas la gymnastique elle-même, mais dont les enfants sont actifs au sein de l’association. Est-ce qu’un membre passif peut être élu au comité et est-ce que cela a du sens?

Réponse

Cette idée est tout à fait réalisable, sauf si vos statuts stipulent que seuls les membres actifs de l’association peuvent être élus au comité. Vous ne cherchez pas une personne capable de faire la roue ni un spécialiste des agrès, mais quelqu’un qui soit apte à participer à la gestion d’une association et qui peut œuvrer au sein du comité. Il est également envisageable de lui attribuer un domaine particulier, par exemple le secrétariat, les finances ou encore la présidence.
En effet, nul besoin d’être une gymnaste active pour rédiger des procès-verbaux, contrôler les finances ou endosser une fonction de cadre. Naturellement, les membres du comité devraient être intéressés par l’activité de l’association, mais une vue extérieure ne peut certainement pas faire de mal.

Question

Notre assemblée générale se déroule la semaine prochaine. Or un membre a déposé une proposition sans respecter les délais fixés dans nos statuts. Le membre propose de conserver la cotisation inchangée, alors que le comité propose une hausse de la cotisation. Devons-nous présenter la proposition de ce membre?

Réponse

Comme le point «Cotisation» figure déjà à l’ordre du jour, la proposition concerne un point qui sera de toute façon discuté. Le délai relatif à la convocation ne concerne que les propositions ajoutant un point supplémentaire à l’ordre du jour.

La proposition dont vous faites mention doit donc être présentée et votée lors de l’assemblée générale. Les membres doivent par ailleurs avoir la possibilité de faire une proposition relative à un point figurant à l’ordre du jour durant l’assemblée générale. Cela est essentiel à la discussion démocratique et à la formation de l’opinion au cours de l’AG.

Question

Nos statuts ne fixent pas un nombre défini de membres au sein du comité et ne stipulent pas non plus le type de majorité nécessaire lors d’élections. Dans ce cas, est-ce qu’une personne controversée qui se présente à une élection doit être élue avec la majorité absolue?

Réponse

La question des voix nécessaires se pose de façon générale, pas seulement lors d’un candidat controversé. Si les statuts ne définissent pas de façon explicite la part de voix nécessaires (majorité qualifiée), l’art. 67 al. 2 CC fait foi: «Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents.» Il s’agit donc de la majorité absolue. Elle se calcule sur la base des membres présents. Toutes les voix doivent être comptées, également les voix nulles et les abstentions. Exemple: en présence de 100 membres, la majorité absolue est atteinte avec 51 voix. Dans le cas d’un nombre impair de membres, le chiffre est arrondi à l’unité supérieure après avoir été divisé par deux.

Les statuts de l’association définissent souvent que les décisions sont prises à la majorité relative (ou simple): indépendamment du nombre de personnes présentes, une proposition est acceptée lorsqu’il y a davantage de voix en sa faveur que de voix contre.

Question

J’occupe une fonction au comité d’une association depuis quelques années. J’aimerais mettre fin à cette activité bénévole. Quelle est la façon correcte de procéder? Est-ce qu’il suffit d’informer le comité par écrit que je ne me porte pas candidat à ma réélection lors de la prochaine assemblée générale?

Réponse

Vous avez un droit fondamental de vous retirer du comité en tout le temps. Il est avantageux pour toutes les personnes concernées si vous communiquez cette décision le plus tôt possible. Vous avez été élu par l’assemblée générale, votre démission devra donc lui être communiquée par le biais du comité. Vous êtes libre d’informer le comité lors de la prochaine réunion, votre intervention sera alors intégrée au procès-verbal, ou de lui faire parvenir une lettre de démission par écrit si cela vous semble plus opportun. Il n’y a pas de directives quant à la forme. Lors d’une démission, il peut être important pour le comité et pour l’association d’en connaître les raisons et de recevoir éventuellement des idées concernant votre succession. On appréciera certainement que vous restiez à disposition du comité pour la transition et le passage de témoin.

Les membres restants du comité sont en charge de trouver votre successeur. Vous n’êtes donc pas dans l’obligation de trouver quelqu’un.

Question

Un membre du comité de notre association a annoncé sa démission pour cause de déménagement dans une autre région. Son mandat de quatre ans prendra toutefois fin dans plus d’une année et demie. Cette personne est-elle autorisée à démissionner? Jusqu’à la prochaine assemblée générale, le comité est-il autorisé à mandater une remplaçante ou un remplaçant pour garantir le bon fonctionnement du comité?

Réponse

Il arrive fréquemment qu’un membre du comité ne puisse/veuille pas achever son mandat. Les membres du comité bénéficient également du droit de désistement. Si la démission coïncide avec la fin de l’année associative, des élections partielles se déroulent en principe lors de la prochaine assemblée générale.

Si un membre démissionne au cours de l’exercice et que cela n’entrave pas le bon fonctionnement du comité, il est possible d’attendre la prochaine assemblée générale. En revanche, si le comité est tributaire d’un remplacement rapide pour poursuivre son travail, il est avantageux que les statuts permettent une «cooptation». Le comité est alors autorisé à procéder lui-même à une élection complémentaire. L’article correspondant est p. ex. formulé comme suit: «Si une vacance survient au cours de l’exercice, le comité peut nommer un remplacement jusqu’à ce que cette personne soit confirmée par l’assemblée générale.» Si les statuts de l’association ne prévoient pas cette possibilité, le comité peut demander des élections dans le cadre d’une assemblée générale extraordinaire ou essayer de remplir ses fonctions sans remplacer le membre sortant. Quelle que soit la situation, la responsabilité de la bonne transmission des fonctions incombe au membre sortant.

Question

Que se passe-t-il si le siège du président ou de la présidente reste inoccupé au terme de la prochaine élection en assemblée générale?

Réponse

Si la présidence ne reste vacante que provisoirement et que le comité s’efforce de chercher quelqu’un pouvant assumer cette fonction, il n’y aura pas de suites juridiques, quand bien même le comité ne respecte pas les dispositions statutaires à ce sujet. Personne ne porterait plainte en justice pour cette raison. En revanche, si le siège restait inoccupé durant une longue période, il faudrait alors envisager une modification des statuts. Il en est de même si le nombre de membres du comité ne correspond pas aux directives statutaires.  

En l’absence d’un président ou d’une présidente, il importe toutefois de veiller à une bonne répartition des tâches, en fonction des dispositions horaires et des aptitudes et affinités de chacun et de chacune. Il faut désigner une personne de contact à l’interne et à l’externe (une fonction souvent occupée par la présidente ou le président). Il est essentiel, en effet, que le public sache en tout temps à qui s’adresser. 

Le droit de signature sera bien entendu modifié en conséquence. 

La vacance de la présidence peut aussi être une opportunité. La future fonction peut, par exemple, gagner en attractivité si les tâches directionnelles sont réparties entre plusieurs personnes. Les membres du comité sont prêts, le cas échéant, à s’engager de manière ponctuelle ou alors il faut envisager une coprésidence. Il est possible que se développe en cette période une nouvelle culture de collaboration.

Question

Nous cherchons de nouveaux membres pour le comité de notre organisation. Un couple serait intéressé de se porter candidat. Est-il fondamentalement permis à des membres d’une même famille de faire partie du comité?
 

Réponse

Oui, c’est autorisé. Selon le cas, on peut se demander s’il est pertinent ou non d’avoir des membres d’une même famille au comité. À cet égard, les éléments clés sont les synergies, la rapidité de la transmission de l’information, la concentration du pouvoir, etc.

Finalement, il revient aux membres de décider s’ils veulent élire ou non les personnes d’une même famille. Il convient de noter que le devoir de récusation lors de votations sur des affaires ou un procès de l’association selon l’art. 68 CC concerne également certains membres de la famille. Notamment pour cette raison, il est peu judicieux que le comité soit constitué, uniquement ou principalement, des membres d’une même famille. Cela entraverait en effet la prise de décision en bonne et due form

Question

Un rapport annuel doit être rédigé à l’attention de l’assemblée générale. Y a-t-il des directives régissant sa longueur ou son contenu?

Réponse

L’objectif du rapport annuel est d’informer les membres et éventuellement le public plus large des évènements importants de l’exercice. Il n’y a aucune recommandation par rapport à la longueur. Le contenu est toutefois défini par son objectif: les membres doivent pouvoir décider si le comité a géré les affaires de l’association selon les objectifs que cette dernière s’est fixés. Il sert de base à la décharge du comité et doit donc être rédigé en conséquence: il doit refléter les points principaux de l’activité, informer sur les objectifs qui ont été atteints, communiquer les changements de personnel importants, la collaboration avec d’autres organisations, etc. Le rapport annuel constitue également la base pour la réélection du comité: ce dernier a-t-il été actif pour le bien de l’association ou non? Le rapport annuel est donc bien plus qu’un devoir fastidieux, il s’apparente à un rapport d’activité et doit être pris au sérieux. Il est souvent aussi la «carte de visite» de l’association.

Question

Lors de l’assemblée générale, je devrais être réélu en tant que président et quatre autres membres du comité se représentent également pour un mandat. Par ailleurs, un nouveau membre doit être élu au comité. Son élection devrait être incontestée. Quelle est la façon la plus efficace et correcte de procéder?

Réponse

La loi ne définit pas la façon exacte dont doivent être organisées des élections. Il convient bien entendu de tenir compte des éventuelles directives statutaires et il faut que le résultat de l’élection soit clair.

Les usages suivants ont fait leurs preuves:

• Il est recommandé de réélire les membres du comité en premier, individuellement ou en groupe (y compris le président), puis de reconduire le président dans son mandat.
• Il est judicieux d’élire un nouveau membre individuellement. Une élection individuelle donne davantage de poids au candidat concerné. S’il n’y a pas d’autres candidats, un nouveau membre peut également être élu avec les autres membres du comité.
• Lors de l’élection du président ou de la présidente, une autre personne préside momentanément l’assemblée. Le président élu ou la présidente élue se charge ensuite du déroulement du reste des élections.

Question

Est-il possible d’élire un nouveau comité avant de voter la décharge de l’ancien comité?

Réponse

Après l’approbation des comptes annuels, l’assemblée générale vote la décharge du comité. À partir de ce moment, ce n’est plus le comité mais l’association qui est tenue responsable d’éventuelles dettes, conformément aux dispositions statutaires. La décision de décharge n’est pas dictée par la loi, mais, conformément à l’art. 65 al. 2 CC, elle constitue une pratique courante dans le cadre du contrôle exercé par l’assemblée générale et est prévue par la plupart des statuts d’associations.

1. Sauf mention statutaire contraire, la nouvelle élection du comité est également possible sans avoir procédé à la décharge du comité précédent. L’ancien comité n’est plus en fonction. Une procédure civile peut permettre de faire valoir des prétentions en dommages-intérêts auprès d’un comité qui n’est plus en fonction.
2. Pour permettre la poursuite raisonnable de l’activité de l’association, il est recommandé de traiter rapidement et dans le respect les délais d’éventuelles prétentions en dommages-intérêts envers un ancien comité, pour que les responsabilités soient clarifiées.

Question

Une personne qui n’est pas membre de l’association peut-elle être élue au comité? Les membres de notre association sont exclusivement des personnes morales. Une personne adéquate se porte candidate au comité, mais elle n’appartient à aucune des associations membres.

Réponse

Cet exemple montre qu’il peut y avoir de bonnes raisons d’élire une personne qui n’est pas membre au comité d’une association. Dans un jugement datant de 1947, le Tribunal fédéral a retenu que, pour des raisons d’autonomie de l’association et des besoins de la vie pratique, des personnes physiques qui ne sont pas membres d’une association peuvent être élues à son comité.

Comme ce cas relève d’une exception, il est conseillé de mentionner explicitement dans les statuts qu’il est autorisé à des non-membres d’être élus au comité.

Question

En tant que nouvelle présidente, j’aimerais mieux répartir le travail au sein du comité, afin de ne pas avoir à m’occuper de tout moi-même. L’attribution des responsabilités nécessite-t-elle l’accord de l’assemblée générale? Les statuts stipulent pour leur part que le comité se constitue lui-même.

Réponse

C’est une excellente idée! Il est recommandé de répartir les tâches sur différentes épaules et de clarifier quel membre du comité se charge de quelle tâche. Cela contribue à davantage de satisfaction générale et, au final, améliore le travail du comité. L’approbation de l’assemblée générale n’est pas nécessaire pour former des domaines au sein du comité. «Le comité se constitue lui-même» a la signification suivante: le comité peut se charger lui-même de la répartition des domaines et des tâches. Lors de la réunion du comité, il est recommandé de réserver suffisamment de temps à la création des domaines et de garder une trace écrite des décisions.

Question

Nous cherchons de nouveaux membres pour le comité. À cette fin, nous avons fondé une commission de sélection lors de notre dernière assemblée générale. Elle a établi des cahiers des charges pour les postes vacants au comité. Pourriez-vous nous donner des conseils sur la manière de chercher des candidats potentiels?

Réponse

Il est souvent difficile de trouver un-e successeur-e dans une activité bénévole. Les tâches et les relations sont des facteurs essentiels lors d’une recherche. Une personne sera peut-être tentée, parce qu’elle peut mettre à profit des connaissances particulières ou parce que le but social lui tient à cœur. Une autre cherchera une compensation à sa vie professionnelle ou aura du plaisir à se charger de tâches inhabituelles. L’envie de faire bouger quelque chose avec d’autres membres du comité peut également être un moteur important. Un cahier des charges permet à la personne intéressée de se faire une idée des tâches qui lui seront attribuées et des compétences qu’elle pourra utiliser.

Les retours les plus positifs sont souvent le fruit d’un contact direct avec des candidats potentiels. Expliquez-leur quelle est votre identification avec l’association et ce qui vous motive dans le bénévolat. Partagez des anecdotes amusantes ou palpitantes avec votre interlocuteur-trice. Parlez d’évènements qui se sont particulièrement bien passés, p. ex. une manifestation réussie, une coopération fructueuse avec la commune ou le lancement d’un site Internet.

Question

Notre club de basket-ball aimerait promouvoir notre association en installant un stand dans la zone piétonne. Nous prévoyons d’installer un panier de basket pour que les gens puissent lancer des ballons, nous distribuerons également des boissons, mais ne vendrons rien. Nous faut-il une autorisation pour ce type d’action?

Réponse

Oui, toute manifestation ou action sur le domaine public nécessite une autorisation, indépendamment du fait que l’on vende quelque chose ou non. L’administration municipale ou communale accorde ces autorisations. Renseignez-vous assez tôt (!) sur les conditions d’octroi d’une autorisation et sur le cadre à garantir par l’association (élimination des déchets, place nécessaire, etc.).

La plupart des communes disposent d’un concept d’utilisation du domaine public, il se peut que vous trouviez quelque chose en ligne. La demande est souvent importante dans des endroits à forte fréquentation, si bien que l’administration joue également un rôle de coordination.

Question

Notre association a désormais sa propre page Facebook. Pour rendre la page plus attrayante, nous désirons placer en ligne des photos de nos activités. Il arrive que certaines personnes y soient aisément reconnaissables. Faut-il leur demander leur autorisation? Les photos sur notre page Facebook ne sont visibles que par nos «amis».

Réponse

Les photos comptent parmi les données personnelles les plus sensibles et ne peuvent être publiées qu’avec l’accord des personnes concernées. Même s’il y est possible de limiter l’accès à certains contenus, Facebook reste un média public dont l’un des principaux attraits consiste à montrer toujours plus de contenu à toujours plus de monde. Une association a par ailleurs intérêt à avoir autant «d’amis» que possible.

C’est pourquoi je recommande de ne pas publier de photos sans l’accord des personnes représentées. La demande de consentement aux membres constitue par ailleurs l’occasion de les contacter.

En général, il est recommandé d’utiliser des prises de vue sur lesquelles les personnes ne sont reconnaissables que partiellement ou au milieu d’une foule. Le nom des personnes figurant sur les photos ne doit être mentionné nulle part. Les photos ne doivent pas porter atteinte à la personnalité, ni permettre de tirer des conclusions quant aux croyances religieuses, sympathies politiques, consommation de drogues ni montrer des actions criminelles, documenter le recours à l’aide sociale, etc.

Les images doivent par ailleurs être retirées immédiatement à la demande des personnes qui y sont représentées.

Question

Nous cherchons des «sponsors» pour soutenir des familles avec de faibles revenus et leur permettre de placer leur enfant dans un groupe de jeux. Les frais de garde mensuels constituent souvent un obstacle. Serait-il imaginable de trouver des fonds via un financement participatif?

Réponse

Pour le financement participatif, il est important que le projet soit présenté avec un cadre et une limite clairs, p. ex. Projet «Une place dans un groupe de jeux pour 10 familles». Vous ne chercherez alors plus des sponsors individuels. En revanche, de nombreuses personnes pourront faire don de montants plus modestes et permettre ainsi à ces 10 familles de placer leurs enfants dans un groupe de jeux. En guise de remerciement, les donatrices et donateurs reçoivent des petits cadeaux sous forme de produits, de services ou d’expériences.

Les plateformes de financement participatif proposent des conseils et des outils permettant de mettre en place et de gérer une telle campagne. Il est toutefois important de prévoir des ressources en termes de personnel et de temps pour s’occuper de la campagne. Idéalement, il faudrait avoir, au sein de l’association, une personne à l’aise avec les médias sociaux et tentée par l’aventure de lancer une campagne.

Question

Nos statuts ne mentionnent pas le délai d’envoi du procès-verbal de l’assemblée générale. Est-il autorisé de le joindre à la convocation de la prochaine assemblée générale ou vaut-il mieux l’envoyer le plus vite possible?

Réponse

La loi ne règle pas l’envoi des procès-verbaux. Sauf mention statutaire contraire ou une habitude pertinente prise au fil des ans, le comité est libre d’envoyer le procès-verbal à sa convenance.

L’envoi du procès-verbal peu après la tenue de l’assemblée générale présente l’avantage que les membres (notamment les absents) sont mis au courant rapidement des décisions. Si le procès-verbal doit être approuvé par l’assemblée générale, il est désigné comme «projet de procès-verbal». Lorsqu’il est envoyé peu après l’approbation par le comité, les membres peuvent être appelés à faire part de leurs éventuelles réclamations. Le comité préparera le cas échéant une version finale qu’il présentera pour approbation à la prochaine assemblée générale. Conformément à l’art. 75 CC, tout sociétaire peut attaquer en justice, dans le mois à compter du jour où il en a eu connaissance, les décisions qui violent des dispositions légales ou sta­tutaires. Cela plaide en faveur d’un envoi rapide, car même après une année, une action en justice ne pourrait être exclue.

Si la convocation se fait par e-mail, le procès-verbal peut être envoyé en pièce jointe. Si le site Internet de l’association dispose d’un domaine réservé aux membres, le document peut y être déposé à condition d’en informer les sociétaires.

Conclusion:

• Le procès-verbal permet d’informer les membres, un envoi rapide semble donc plus pertinent.
• Pour que les membres puissent approuver le procès-verbal lors de l’assemblée générale, ils doivent en avoir pris connaissance, c’est pourquoi il est conseillé d’envoyer le procès-verbal encore une fois avec la convocation à l’assemblée générale.
• Pour des raisons d’économies de papier, il est recommandé de privilégier l’envoi par courrier électronique. Il faudra toutefois tenir compte des membres «non connectés».
• En général, le procès-verbal est signé par la rédactrice / le rédacteur et la présidente / le président.
• Le comité peut également régler l’envoi des procès-verbaux par le biais d’une proposition soumise à l’assemblée générale. Cela lui permettra de tenir compte des souhaits des membres. Une mention statutaire n’est pas nécessaire, il suffit que la décision de l’assemblée générale figure dans le procès-verbal.

Question

Nos statuts stipulent que la convocation à l’assemblée générale doit revêtir la forme écrite. Pouvons-nous envoyer la convocation par e-mail?

Réponse

Conformément à l’art. 64 CC, les statuts et/ou une pratique particulière règlent la convocation à l’assemblée générale. Si la convocation était envoyée par courrier par le passé, le passage à une convocation par e-mail peut être contesté si certains membres ne la reçoivent pas. Il est déterminant que toutes les personnes convoquées aient pu prendre connaissance de la convocation assez tôt pour pouvoir y participer.

Il est donc recommandé de stipuler dans les statuts la forme exacte de la convocation. Différents types de convocation sont imaginables: par courrier, e-mail, affichage sur le tableau de l’association, publication dans un journal ou dans l’organe de l’association, etc.

La loi ne définit pas de format spécifique pour déposer une proposition, ni pour convoquer une assemblée générale extraordinaire. Sauf mention contraire dans les statuts, les propositions peuvent donc être déposées par e-mail, téléphone, etc.

Question

Je viens d’être élue au comité d’une association et dans mon rôle de secrétaire, je suis chargée de la rédaction des procès-verbaux. Le président exige qu’un procès-verbal parallèle soit rédigé, c.-à-d. qu’une deuxième personne prenne également le procès-verbal. Je trouve cette mesure exagérée et l’interprète comme un manque de confiance en mes capacités, d’autant plus qu’au début de chaque réunion, le procès-verbal de la réunion précédente est approuvé et que d’éventuels compléments ou corrections peuvent y être apportés. Dois-je me soumettre à cette volonté?

Réponse

 Je comprends complètement ce que vous ressentez. Voici quelques remarques à ce propos:

• La rédaction du procès-verbal devrait représenter une charge de travail limitée. Il faut repenser à l’objectif du procès-verbal. Dans la plupart des cas, il s’agit de laisser une trace des décisions pour qu’elles soient compréhensibles par la suite. Un procès-verbal des délibérations est rarement nécessaire. Au vu du manque de ressources dans les comités et lors de sujets bénins, la rédaction de procès-verbaux parallèles n’est pas justifiée.
• Le président ne peut pas décider du tout de façon autonome. Je demanderais une discussion sur la façon de rédiger les procès-verbaux au sein du comité et, le cas échéant, exigerais un vote.
• La capacité de déléguer le travail est une qualité importante pour un président. Cela lui fait non seulement gagner du temps, mais lui garantit aussi des membres motivés au sein du comité.

Question

Un rapport annuel doit être rédigé à l’attention de l’assemblée générale. Y a-t-il des directives régissant sa longueur ou son contenu?

Réponse

L’objectif du rapport annuel est d’informer les membres et éventuellement le public plus large des évènements importants de l’exercice. Il n’y a aucune recommandation par rapport à la longueur. Le contenu est toutefois défini par son objectif: les membres doivent pouvoir décider si le comité a géré les affaires de l’association selon les objectifs que cette dernière s’est fixés. Il sert de base à la décharge du comité et doit donc être rédigé en conséquence: il doit refléter les points principaux de l’activité, informer sur les objectifs qui ont été atteints, communiquer les changements de personnel importants, la collaboration avec d’autres organisations, etc. Le rapport annuel constitue également la base pour la réélection du comité: ce dernier a-t-il été actif pour le bien de l’association ou non? Le rapport annuel est donc bien plus qu’un devoir fastidieux, il s’apparente à un rapport d’activité et doit être pris au sérieux. Il est souvent aussi la «carte de visite» de l’association.

Question

Je souhaite créer une association en Suisse avec des personnes domiciliées à l’étranger. Est-ce que ces personnes peuvent faire partie des membres fondateurs et être élues à la tête de certaines fonctions?

Réponse

Les personnes résidant à l’étranger peuvent être membres fondateurs, membres de comité et/ou futurs membres d’une association ayant son siège en Suisse. Une association domiciliée en Suisse est soumise aux art. 60 et suivants du CC, et peut être créée en tant que telle si elle a un lien avec la Suisse: zone d’action (également) en Suisse, ouverte (également) aux membres suisses. S’il s’agit d’une association active au niveau international, il est souhaitable qu’un membre de comité au moins soit domicilié en Suisse.

Lorsqu’une association suisse a des membres de comité résidant à l’étranger, elle doit veiller à ce qu’ils puissent exercer leurs droits et remplir leurs obligations. Il est possible d’organiser les séances de comité et l’assemblée générale par vidéoconférence (par exemple via Skype) à condition que tous les membres soient informés à temps, que les documents et les données d’accès soient envoyés à temps, etc. Il est impératif que les statuts de l’association prévoient cette option.

Question

Est-ce que l’association peut être composée uniquement de membres du comité?

Réponse

Une association composée uniquement des membres du comité est également tout à fait légitime. Il est important toutefois qu’une telle association, dite «collégiale», respecte également les dispositions du droit des associations: convoquer une assemblée, organiser des élections, respecter les processus démocratiques, etc. Pour un comité, il est particulièrement important de choisir une ou deux personnes en charge de l’organe de contrôle, car il ne peut pas procéder lui-même à sa décharge. Les statuts peuvent stipuler que l’admission des membres revient au comité. Ce dernier peut ainsi déterminer si l’admission de nouveaux membres est nécessaire ou non. 

Question

Mon partenaire et moi-même travaillons dans le domaine thérapeutique. Nous souhaitons proposer des offres qui ciblent les personnes avec des limitations et créer une association à cet effet. J’ai lu que deux personnes suffisent pour créer une association. Mon partenaire et moi pouvons-nous créer l’association et nous faire mandater par cette dernière pour les thérapies?

Réponse

Une association n’est pas autorisée à poursuivre un but économique (art. 60 CC). Or si l’association sert à permettre à ses membres de gagner (en partie) leur vie, son but est économique. L’association bénéficie d’un traitement préférentiel en matière d’impôts et de responsabilité. C’est pourquoi tout contournement est punissable. Dans votre situation, il convient de choisir une autre forme juridique ou d’organiser l’association différemment. 

Les associations sont fondamentalement autorisées à employer des personnes pour réaliser leurs buts non économiques. Conformément à l’article 68 du Code civil, les personnes doivent toutefois se récuser dans les affaires qui les concernent elles-mêmes, leur conjoint, leur concubin ou leurs proches. Cela signifie que, dans votre fonction de représentant de l’association, vous ne pourriez ni vous mandater ni vous engager vous-même ou votre partenaire. 

Il serait toutefois possible, que vous formuliez un objectif idéal ou d’utilité publique pour le but de l’association (p. ex. réduction des coûts pour les personnes concernées). Vous pourriez alors chercher des personnes prêtes à s’engager en faveur d’une offre pour les personnes avec des limitations et à siéger au comité de la future association. Le comité pourrait vous engager ou vous mandater comme organe supérieur au nom de l’association. Vous-mêmes pourriez siéger au comité avec une fonction consultative. 

Question

Trois de nos membres fondateurs ont quitté le comité dans l’intention de créer une nouvelle association. Ils revendiquent le droit d’utiliser le logo qu’ils avaient créé au moment de fonder notre association pour leur nouveau groupement. Les membres fondateurs ont-ils le droit de «transférer» le nom et le logo d’une association existante sur une nouvelle entité?

Réponse

Une association est considérée comme une personne morale (juridique). En tant que telle, elle peut effectuer des actions légales, p. ex. être propriétaire de biens, de valeurs réelles, etc. Ces valeurs et ces biens n’appartiennent pas à des individus, mais à l’association en tant que telle. Les membres fondateurs ne constituent pas une exception à cette règle.

Le logo appartient donc clairement à l’association pour laquelle il a été créé à l’origine. Sauf bien entendu si un autre accord a été passé.

Question

Combien de membres fondateurs faut-il pour créer une association? Puis-je créer une association en tant que personne individuelle?

Réponse

Conformément à l’art. 60 CC (Code civil suisse), les associations sont «organisées corporativement». Une personne seule ne peut pas créer une association, car elle ne peut pas s’associer à elle-même. Deux personnes constituent donc le minimum absolu.

Nous vous déconseillons toutefois de fonder une association avec seulement deux personnes. Il y a souvent des décisions à prendre, dès la création. Dans des situations bloquées, deux personnes ne peuvent pas prendre de décision. Le terme même «d’association» implique qu’il s’agit d’un groupe et qu’une personne seule ne peut pas former une association.

Question

Nous voulons organiser une fête. On nous a conseillé de fonder une association plutôt qu’une communauté d’intérêts. Mais quelle est la différence entre une association, un club et une communauté d’intérêts?

Réponse

Lorsqu’une organisation corporative crée une association (avec un but idéal, des statuts rédigés par écrit, un protocole de création, des organes), il s’agit alors d’une association au sens juridique du terme, conformément à l’art. 60 ss. du Code civil suisse (CC). Une association n’est pas dans l’obligation de porter le terme «association» dans son nom. Les statuts (en général l’article 1) stipulent qu’il s’agit d’une association. C’est pourquoi les associations utilisent également les termes de communauté, société, parti ou groupement dans leur nom. Une association de différentes sections ou sous-associations porte souvent le nom de groupement.

Les termes de «communauté d’intérêts», «club» ou «groupement» ne sont pas des termes juridiques. Les communautés d’intérêts et les clubs sont toutefois souvent organisés en association. Ils peuvent également avoir une autre forme juridique, notamment celle de la société simple.  Les associés d’une société simple sont toutefois responsables personnellement et cette forme juridique ne permet pas d’ouvrir un compte postal ou bancaire au nom de la société.

Question

L’année associative doit-elle toujours correspondre à une année civile?

Réponse

En principe: non. La plupart des associations définissent leurs activités selon l’année civile, ce qui permet des recoupements logiques. Certaines associations, notamment dans le domaine de la formation ou de la garde des enfants, prévoiront plutôt leurs activités en fonction de l’année scolaire. Dans ces cas, le fait que l’année associative ne corresponde pas à l’année civile fait sens. Cela peut créer du travail supplémentaire, car certaines tâches administratives (assurances, impôts, etc.) doivent, pour des raisons juridiques, être effectuées au 31 décembre.

Question

Une association est-elle autorisée à ne pas prélever de cotisations?

Réponse

Oui, une association ne doit pas obligatoirement facturer des cotisations. Conformément à l’art. 71 CC, elle peut exiger des cotisations uniquement si cela est prévu par les statuts. Les statuts peuvent mentionner un montant minimal, maximal ou une fourchette. Depuis que la loi exclut toute responsabilité des membres, il n’est plus nécessaire de fixer le montant des cotisations dans les statuts.

Il n’est pas recommandé d’indiquer un montant fixe dans les statuts, car chaque adaptation entraînerait un changement de ces derniers.

Question

Est-ce qu’une association officiellement exonérée d’impôts doit remplir une déclaration d’impôt?

Réponse

Non, cela n’est pas nécessaire. Certains cantons demandent toutefois que les comptes annuels soient remis à l’administration fiscale. Cette demande est mentionnée dans la décision d’exonération fiscale.

Question

Notre association a été fondée en juillet l’année dernière. Est-ce exact que nous ne devons établir nos comptes annuels et notre déclaration d’impôt qu’à la fin de l’année en cours?

Réponse

Vous pouvez clôturer les comptes de l’association conformément à ce qui est prévu dans les statuts. L’année fiscale correspond cependant à l’année calendaire. Si votre association a généré, au cours de cette première partie d’année associative, un bénéfice qui dépasse le plafond d’exonération, vous devez remplir une déclaration d’impôt. Dans les cantons de Berne et de Lucerne, l’association doit être déclarée auprès du service des contributions.

Question

Notre association est exonérée d’impôts depuis un certain temps déjà. Faut-il entreprendre des démarches pour renouveler l’exonération et si oui, à quel moment?

Réponse

Dans certains cantons, l’exonération fiscale est accordée sans limitations, le cas échéant, elle est néanmoins assortie de conditions. D’autres cantons n’accordent une exonération fiscale que pour une durée limitée; dans ce cas, une nouvelle demande doit être déposée à chaque échéance. Les modifications statutaires doivent toujours être communiquées à l’administration fiscale. 
Cette dernière peut réévaluer l’attribution d’une exonération fiscale. Dans un pareil cas, l’association doit lui remettre tous les documents nécessaires. 

Question

En raison de notre fortune, nous sommes désormais imposables. Où devons-nous nous adresser?

Réponse

Informez-vous sur le site Internet du service cantonal des contributions, sous «Personnes morales». Dans certains cantons, le formulaire de déclaration d’impôt peut être téléchargé et rempli en ligne; dans d’autres cantons, une inscription préalable est nécessaire.

Question

Notre association bénéficie d’une exonération fiscale. Nous avons ajusté le but de notre association dans les statuts et effectué d’autres modifications. Devons-nous envoyer les nouveaux statuts au service des contributions?

Réponse

Les changements de statuts qui concernent des points susceptibles d’avoir une répercussion sur l’exonération fiscale doivent toujours être communiqués à l’administration des contributions. Il s’agit notamment du but de l’association, du travail bénévole du comité ainsi que du processus de transmission du patrimoine de l’association en cas de dissolution. Il est également important d’informer le service des contributions en cas de changement du nom de l’association. En cas de doute, renseignez-vous directement auprès du service des contributions.

Question

Comment pouvons-nous établir des factures avec des codes QR?

Réponse

La plupart des prestataires de programmes de comptabilité qui proposent l’établissement de factures ont modifié leur logiciel de sorte à permettre la création de factures avec code QR. Dans certains cas, l’installation d’une nouvelle version du programme est nécessaire.

Pour les associations qui travaillent sans logiciel spécialisé et ont utilisé jusqu’à présent le bulletin de versement rouge de la Poste, la marche à suivre est la suivante:

• Établissement des factures avec code QR via le générateur de QR-facture:
  1.    Chargez le générateur de QR-facture en cliquant sur le lien *1 https://www.postfinance.ch/de/support/services/tools-rechner/qr-generator.html#/
  2.    Saisissez les données du bénéficiaire du paiement (donc de l’association elle-même), y compris son numéro IBAN.
  3.    Saisissez les informations de paiement (montant et éventuellement message, p. ex. «Cotisation membre» – ce champ peut aussi être laissé vierge).
  4.    Saisissez les données du payeur (surtout en cas de factures individuelles – ce champ peut aussi être laissé vierge). 
  5.    Générez la facture au format PDF. Ce fichier peut être imprimé (du papier perforé peut être commandé en imprimerie ou sous le lien postshop https://shop.post.ch/shop/fr/papeterie/produits-papier/papier/buroline-bulletin-de-vers-qr-facture/p/551402). 
  6.    Pour les bulletins de versement sans montant (p. ex. dans le cas de dons), une QR-facture peut être créée avec le générateur, qui sera imprimée en de multiples exemplaires (sur l’imprimante de l’association ou dans une imprimerie). La personne effectuant le paiement ajoutera le montant et l’expéditeur sur le bulletin de versement. 

*1 D’autres outils encore permettent de créer des QR-factures, p. ex.: https://qr-rechnung.net/#/

Question

Notre association travaille avec des bénévoles dans toute la Suisse qui nous facturent les frais de déplacement en lien avec l’association. Pour simplifier le remboursement, le mieux serait qu’ils envoient leurs billets par e-mail. Faut-il conserver les quittances (titres de transport, etc.) originales ou est-il permis de scanner les originaux (p. ex. un billet de train) et de les conserver sous forme de PDF?

Réponse

Les documents professionnels doivent être conservés 10 ans. Les quittances en font partie. En principe, une quittance électronique est valable. Elle doit toutefois être lisible pendant 10 ans. Comme nous ne savons pas exactement comment nous lirons une quittance électronique dans 10 ans, les archives se font sous forme imprimée. Les quittances originales peuvent donc être scannées, envoyées à l’association, mais celle-ci doit les conserver sous forme imprimée pendant 10 ans.

vitamine B, au service des associations

Question

Les finances jouent un rôle mineur au sein de notre association. Nous nous faisons mutuellement confiance et le trésorier se charge d’effectuer les paiements et de comptabiliser les recettes. Sommes-nous néanmoins obligés de tenir les livres?

Réponse

Depuis 2008, la loi sur les associations stipule ceci dans l’art. 69a CC.

«La direction tient les livres de l’association. Les dispositions du code des obligations relatives à la comptabilité commerciale et à la présentation des comptes sont applicables par analogie.»

Le comité est donc obligé de tenir une comptabilité. Mais au-delà de cette obligation, il est important de régler les aspects financiers correctement et précisément, même s’il ne s’agit pas de sommes importantes. La confiance est précieuse, mais les aspects financiers peuvent toutefois facilement créer des différents. Les membres ont le droit de savoir d’où vient l’argent et comment il est dépensé et le comité devrait être en mesure de les informer en tout temps.

Question

Un membre désire avoir un droit de regard complet sur la comptabilité de l’association (bilans et comptes annuels) des cinq dernières années pour effectuer un contrôle. Ce membre n’est pas au comité et n’a donc pas d’accès direct à la comptabilité. Sommes-nous autorisés à lui interdire cet accès? Ou est-ce que tout membre d’une association a, de façon générale, le droit de contrôler ou du moins d’accéder à la totalité des comptes?

Réponse

La disposition de l’art. 802 al. 2 CO concerne également les associations:
«Lorsqu’une société n’a pas d’organe de révision, chaque associé peut consulter les livres et les dossiers sans restriction. Lorsqu’elle a un organe de révision, le droit de consulter les livres et les dossiers n’est accordé que dans la mesure où un intérêt légitime est rendu vraisemblable.»

Si votre association dispose d’un organe de révision (un réviseur ou une réviseuse), le membre concerné doit justifier de son intérêt à accéder au compte. Un besoin général de contrôler ou la méfiance ne constituent pas des raisons recevables.

Question

L’année associative doit-elle toujours correspondre à une année civile?

Réponse

En principe: non. La plupart des associations définissent leurs activités selon l’année civile, ce qui permet des recoupements logiques. Certaines associations, notamment dans le domaine de la formation ou de la garde des enfants, prévoiront plutôt leurs activités en fonction de l’année scolaire. Dans ces cas, le fait que l’année associative ne corresponde pas à l’année civile fait sens. Cela peut créer du travail supplémentaire, car certaines tâches administratives (assurances, impôts, etc.) doivent, pour des raisons juridiques, être effectuées au 31 décembre.

Question

Pour donner une nouvelle dynamique à notre association, le comité a augmenté le budget pour produire de nouveaux prospectus, du matériel publicitaire et lancer une action spéciale.  Nous sommes convaincus que l’association peut se permettre ces frais supplémentaires, certes conséquents, mais ne savons pas si les membres partagent cet avis.
En tant que présidente de l’assemblée, comment réagir à un éventuel rejet du budget par l’assemblée générale?

Réponse

Dans votre association, il revient à l’assemblée générale d’approuver le budget. Le comité ou la présidente de l’assemblée doivent donc être bien préparés et munis d’arguments percutants. Il est par ailleurs important que l’ensemble du comité appuie la proposition et présenter les chiffres avec transparence pour que les membres puissent les comprendre. Il peut être utile de présenter un plan financier à plus long terme.

Les membres peuvent également demander certaines modifications de la proposition de budget; il ne s’agit pas de tout accepter ou de tout refuser en bloc. Si le budget semble être menacé, la présidente de l’assemblée peut demander aux membres ou à certains votants de proposer des coupes ou éventuellement de proposer elle-même des réductions où cela lui semble supportable.
Il s’agit par ailleurs de respecter les règles du jeu démocratique de l’association.

Question

Une association est-elle autorisée à ne pas prélever de cotisations?

Réponse

Oui, une association ne doit pas obligatoirement facturer des cotisations. Conformément à l’art. 71 CC, elle peut exiger des cotisations uniquement si cela est prévu par les statuts. Les statuts peuvent mentionner un montant minimal, maximal ou une fourchette. Depuis que la loi exclut toute responsabilité des membres, il n’est plus nécessaire de fixer le montant des cotisations dans les statuts.

Il n’est pas recommandé d’indiquer un montant fixe dans les statuts, car chaque adaptation entraînerait un changement de ces derniers.

Question

Nous cherchons des «sponsors» pour soutenir des familles avec de faibles revenus et leur permettre de placer leur enfant dans un groupe de jeux. Les frais de garde mensuels constituent souvent un obstacle. Serait-il imaginable de trouver des fonds via un financement participatif?

Réponse

Pour le financement participatif, il est important que le projet soit présenté avec un cadre et une limite clairs, p. ex. Projet «Une place dans un groupe de jeux pour 10 familles». Vous ne chercherez alors plus des sponsors individuels. En revanche, de nombreuses personnes pourront faire don de montants plus modestes et permettre ainsi à ces 10 familles de placer leurs enfants dans un groupe de jeux. En guise de remerciement, les donatrices et donateurs reçoivent des petits cadeaux sous forme de produits, de services ou d’expériences.

Les plateformes de financement participatif proposent des conseils et des outils permettant de mettre en place et de gérer une telle campagne. Il est toutefois important de prévoir des ressources en termes de personnel et de temps pour s’occuper de la campagne. Idéalement, il faudrait avoir, au sein de l’association, une personne à l’aise avec les médias sociaux et tentée par l’aventure de lancer une campagne.

Question

Les membres du comité ont-ils un droit fondamental à un dédommagement?

Réponse

Légalement, les membres du comité n’ont pas le droit à un dédommagement. Au contraire: une condition importante pour l’exemption fiscale d’une association et que les membres du comité effectuent leur travail bénévolement. En revanche, leurs frais sont bien entendu remboursés. Certaines tâches spécialisées peuvent être rémunérées. Elles doivent cependant toujours être décrites et limitées concrètement à un mandat.

Les dédommagements versés au comité doivent être pris en compte dans le budget et apparaître dans les comptes de l’association. Il y a d’autres moyens d’exprimer sa reconnaissance: formation continue, dispense du paiement de la cotisation, extras.

Autre point important: les dédommagements qui dépassent le remboursement des frais sont imposables, ils doivent être déclarés par le bénéficiaire et l’association doit établir un certificat de salaire. Si le dédommagement s’élève à plus de Fr. 2300.- par an et par personne, les assurances sociales doivent être payées; cf. fiches de travail; frais, règlement des frais, dédommagement.

Question

Nous recherchons une personne qui se chargerait bénévolement d’une collecte de fonds pour une aire de jeux et d’aventure. Nous envisageons de publier une annonce dans la presse locale et auprès de l’association des parents, du forum des parents et de l’association du quartier. Avez-vous d’autres idées qui nous permettraient de trouver la perle rare?

Réponse

Je crains qu’il ne soit difficile de la trouver ainsi. Dans votre cas, je confierais le mandat à un membre du comité dont le point fort est la collecte de fonds et ne le déléguerais pas à une seule personne. Il pourrait être intéressant de créer un groupe de travail temporaire avec certains membres et d’y rechercher des idées relatives à la collecte de fonds, d’en discuter et de les réaliser.

Question

Pour un jubilé imminent, notre chœur a prévu la publication d’une brochure et a fait approuver à cet effet un budget de Fr. 500 par l’assemblée générale. Nous constatons maintenant avoir clairement sous-estimé les coûts. Devons-nous demander aux membres de voter une nouvelle fois sur un montant plus élevé?

Réponse

Un nouveau vote dans le cadre d’une assemblée générale extraordinaire permet au comité d’assurer ses arrières. Vous êtes probablement mieux à même de juger de la réaction de l’assemblée générale ordinaire à la présentation de comptes dépassant le budget prévu. De façon générale, il est toujours recommandé d’informer les membres de façon correcte et transparente.

Question

Y a-t-il des indices relatifs à l’introduction de salaires incitatifs et de bonus, p. ex. pour les membres de la direction d’une organisation à but non lucratif?

Réponse

Dans de nombreuses organisations, l’on constate une tendance à s’écarter d’une classification liée au niveau de formation et aux années d’expérience. Il est toutefois difficile de trouver la bonne mesure entre ces deux pôles (formation/expérience et rendement) tout en respectant la culture propre au domaine social. Selon l’organisation, il faut beaucoup de doigté, car soudain de jeunes collaborateurs gagnent davantage que des employés fidèles depuis longtemps, mais moins dynamiques.

À mon avis, il convient de proposer une classification qui tient compte à la fois des exigences professionnelles conformément au descriptif de poste (formation de base, formations complémentaires, p. ex. management, informatique, approches particulières, etc.), d’une prime pour les collaborateurs de longue durée (hausse par étapes) et de la performance. Selon le domaine d’activité, il conviendra de définir ce que l’on entend par «performance».

Comme les organisations sociales ne font pas de bénéfices (ou ne peuvent pas les déclarer), il n’y a pas de bonus.  Mais il existe d’autres formes de reconnaissance qui peuvent être utilisées comme incitation pour les collaborateurs de longue date: participation financière et/ou mise à disposition de temps pour des formations continues, participation à des congrès intéressants, délégation dans des groupes de projets clés, congés payés. Certaines organisations offrent p. ex. une semaine bien-être aux cadres qui ont été particulièrement sollicités.

Question

Nous créons une association qui désire promouvoir un nouveau sport dans la commune. Sommes-nous autorisés à stipuler dans les statuts qu’en cas de dissolution de l’association, le produit de liquidation sera géré par la commune? (Au cas où une nouvelle association avec des buts identiques serait fondée.) Faut-il stipuler dans l’article relatif à la dissolution que les documents de l’association seront archivés auprès de la commune?

Réponse

En principe, les statuts ne devraient mentionner aucune directive relative à des tiers, sauf accord explicite de ces derniers. Cela signifie concrètement que l’association doit demander à la commune si elle serait d’accord de gérer l’argent et d’archiver les documents de l’association.

Question

Nous devons engager une employée de commerce. Où pouvons-nous trouver des données fiables sur les salaires appropriés?

Réponse

La Société des employés de commerce publie une brochure informative intitulée «Recommandation salariale». Elle est disponible sur www.secsuisse.ch sous «Brochures».

Question

Est-il exact que l’on ne vote pas sur le rapport du réviseur? Est-il correct qu’une fois le rapport annuel approuvé, on procède au vote sur le rapport de révision et finalement au vote sur les comptes annuels?

Réponse

Le rapport de révision est effectué par une personne ou un service indépendant. Il recommande d’approuver ou de rejeter les comptes annuels et peut contenir d’autres recommandations.

Le rapport de révision ne fait pas l’objet d’un vote; il permet aux membres de prendre une décision de vote au sujet des comptes annuels. Si les membres ne sont pas satisfaits par le travail de l’organe de révision, ils peuvent le révoquer et en proposer un autre.

Question

En tant qu’association, devons-nous payer la taxe sur la valeur ajoutée? Nous n’avons pas de «chiffre d’affaires» à proprement parler, puisque les cotisations ne sont pas soumises à la TVA, mais nous recevons de l’argent issu de sponsoring.

Réponse

Il est important que l’association se renseigne sur la TVA, car il s’agit d’un impôt autodéclaratoire. Généralement, les recettes issues du sponsoring sont soumises à la TVA s’il s’agit de sponsoring véritable. La mention d’un donateur ou d’une donatrice dans le rapport annuel n’est pas considérée comme une forme de sponsoring. Les sponsors sont les organisations ou les personnes qui soutiennent l’association par le biais de montants plus importants et qui reçoivent en contrepartie une place pour afficher leur logo, publier une annonce, la possibilité de se présenter en public, une surface publicitaire, etc.

La bonne nouvelle: sont soumises à la TVA les associations à but non lucratif gérées de façon bénévole à compter de 250 000 francs et de 100 000 francs les autres.

Question

Au sein du comité, les avis divergent par rapport à la façon dont les frais doivent être remboursés et à une éventuelle indemnisation des membres du comité. Qu’en est-il exactement?

Réponse

Le règlement des frais et le dédommagement du comité constituent un sujet permanent, voire un conflit permanent, dans nombre d’associations, même si c’est un sujet tabou. La loi ne définit pas clairement de marche à suivre, aussi les associations gèrent-elles ces aspects très différemment. Voici quelques repères:

• Le remboursement de frais encourus pour l’association devrait être une évidence.
• Le règlement relatif aux frais et les rémunérations doivent être proportionnels aux conditions financières de l’association. Ces dépenses doivent figurer au budget.
• Des forfaits et dédommagements généreux peuvent être assimilés à un salaire et être imposables.
• Les associations exonérées d’impôts et certifiées ZEWO sont soumises à des directives plus strictes.

Il convient de discuter du remboursement des frais en détail au sein du comité et de conserver une trace écrite des décisions. Consultez à ce propos la fiche pratique «Indemnisations et frais du comité / Modèle de règlement de remboursement des frais».

Question

Comment notre association peut-elle bénéficier d’une exonération fiscale?

Réponse

En principe, les associations ne bénéficient pas d’exonération fiscale «automatique». Les associations poursuivant des buts idéaux peuvent déposer une demande d’exonération écrite auprès des administrations cantonales des contributions. Ces dernières fournissent également des informations sur les conditions à remplir. La demande doit être accompagnée des statuts, du protocole de création, des comptes annuels ainsi que d’autres documents relatifs à l’activité de l’association. Les statuts doivent informer sur le but non lucratif, social, culturel, etc. poursuivi par l’association. Le but ne doit pas profiter exclusivement aux membres (pas d’organisations d’entraide) et l’activité des membres du comité doit, en général, être bénévole.

En cas de dissolution, le produit de la liquidation doit obligatoirement être versé à une autre association exemptée d’impôts. L’exonération fiscale n’exclut pas un éventuel assujettissement à la TVA!

Cf. fiche pratique «Exonération fiscale des associations»

Question

Si oui, y a-t-il un modèle à suivre ou suffit-il d’attester de la réception d’un don pour les impôts?

Réponse

Si l’association est exonérée d’impôts, elle est autorisée à fournir des attestations de dons. L’association doit donc déposer une demande auprès du canton où elle est enregistrée et disposer d’un document écrit qui confirme son exonération fiscale pour des raisons d’utilité publique.

Si l’association est bel et bien exonérée d’impôts, la forme de l’attestation de dons ne joue aucun rôle. L’association n’est toutefois pas obligée de remettre une attestation.  Les donatrices et donateurs apprécient toutefois de pouvoir joindre directement une attestation de dons à leur déclaration d’impôts. Il est important que le nom de l’organisation, le nom de la personne qui a effectué le don et la hauteur de ce dernier figurent sur l’attestation.

Question

Nos membres étant éparpillés dans diverses régions de Suisse et dans les pays voisins, il est difficile pour certains d’entre eux de se rendre à l’assemblée. Peut-on envisager l’organisation d’une assemblée en ligne? 

Réponse

Les membres ont le droit de participer à l’assemblée, aux votes et aux élections, y compris aux débats qui s’y rapportent. Par conséquent, lorsqu’une association suisse compte des membres domiciliés à l’étranger, elle doit s’assurer qu’ils peuvent faire usage de leur droit. En complément ou en lieu et place de l’assemblée générale «classique», il est possible d’organiser une vidéoconférence (par exemple via Skype, Facetime, etc.) ou de suivre l’assemblée en direct avec plateforme de discussion et vote en ligne. Cela est possible pour autant que tous les membres soient informés en temps utile, aient accès à internet et obtiennent les documents et les données d’accès nécessaires. Il est impératif également que cette option soit prévue par les statuts.

Question

Est-ce que l’adhésion débute dès l’envoi de l’inscription, dès le versement de la cotisation ou lorsque le comité a donné son accord?

Réponse

Normalement, les statuts règlent les modalités d’adhésion des membres. Si cela n’est pas le cas, c’est à l’assemblée générale que revient la compétence d’accepter de nouveaux membres. Leur adhésion doit donc figurer à l’ordre du jour de l’assemblée générale et y être votée.

Il est également autorisé de demander au comité de s’en charger. Si l’association désire attribuer cette compétence au comité, il faut le mentionner dans les statuts.

L’adhésion est en principe valable dès que l’assemblée générale ou le comité l’a approuvée.

Les statuts ou un règlement peuvent toutefois faire mention de détails supplémentaires, p. ex. lier l’adhésion au versement de la cotisation ou faire coïncider le début ou la fin de l’adhésion avec l’année civile ou scolaire.

Il est important pour chaque association de savoir en tout temps qui est membre.

Question

Un membre qui avait été nommé membre d’honneur désire quitter l’association et se consacrer à d’autres intérêts. Ma prédécesseure m’avait informée lors du passage de témoin qu’un membre d’honneur ne pouvait pas quitter l’association. Est-ce exact?

Réponse

Quel que soit le type d’adhésion, tout membre est autorisé à quitter en tout temps une association. Le droit de sortie est obligatoire, il fait partie des droits de la personnalité. Conformément à l’art. 70 al. 2 CC, le délai de préavis est de six mois. Les statuts peuvent raccourcir ce délai mais ne peuvent pas le prolonger. Aucune justification ne doit être apportée à une sortie de l’association dans les délais. Vous pouvez donc laisser partir avec bonne conscience ce membre d’honneur.

L’interprétation de votre prédécesseure se basait probablement sur le désir de donner, à travers une nomination comme membre d’honneur, une reconnaissance à vie.

Question

Les apprenti-es et étudiant-es ne payent pas de cotisations dans notre association. Ont-ils néanmoins le droit de vote?

Réponse

Tous les membres ont droit à un traitement égal, le droit de vote et d’éligibilité est donc également garanti aux membres dispensés du paiement de la cotisation. L’égalité de traitement devrait en fait également concerner le paiement de la cotisation. Il est toutefois possible de définir des différences objectives dans les statuts.

Question

Nos statuts stipulent que l’accord des deux tiers des membres est nécessaire pour la dissolution de notre association. Est-il suffisant que les deux tiers des membres présents à l’assemblée générale approuvent la dissolution?

Réponse

Selon vos statuts, il est clairement indiqué qu’il s’agit de l’ensemble des membres de l’association et pas seulement des membres présents. Lorsqu’une association se pose ce type de question, il est souvent difficile de mobiliser suffisamment de membres. Atteindre le quorum se révèle alors un obstacle quasi infranchissable. La non-conformité aux statuts, ce qui serait le cas si les membres présents sont les seuls considérés, pourrait être avancée comme raison à une opposition à la décision.

Pour procéder correctement au niveau juridique, il faudrait modifier le statut correspondant lors d’une prochaine assemblée générale (éventuellement extraordinaire). Lors de l’assemblée générale suivante, la dissolution de l’association pourra être décidée selon les règles. Ces deux assemblées peuvent se suivre de près. Il est important de communiquer assez tôt la procédure prévue avec les membres, afin de ne pas créer la surprise. Les membres doivent avoir le temps de réfléchir aux conséquences d’une dissolution et le comité doit être en mesure d’évaluer la tendance. L’organe suprême de toute association est en effet l’assemblée générale et elle seule peut décider d’une dissolution.

Question

Nous aimerions attirer de nouveaux membres de notre association. Dans ce but, nous avons eu l’idée d’avoir une assemblée générale publique et d’y inviter des personnes intéressées et les médias. Sommes-nous autorisés à inviter des non-membres à l’assemblée générale?

Réponse

Il n’y a pas de base légale régissant cette situation, sauf mention contraire dans vos statuts ou règlements.
L’association est donc libre d’inviter des tiers à son AG. Cela peut même être une bonne idée d’y convier des membres potentiels, la famille ou des connaissances de membres actuels, des représentants des autorités ou de bailleurs de fonds, des spécialistes, les médias, etc. Il est recommandé d’attribuer des places fixes aux hôtes, afin de définir clairement les votants des personnes n’ayant pas le droit de vote.

Pour ce type d’invitation, les sujets traités doivent être suffisamment attrayants et présenter un intérêt général. Personne ne sera intéressé d’écouter les points statutaires à l’ordre du jour.  Un programme varié et intéressant vous aidera à capter l’intérêt du public et vous pourrez souhaiter une bienvenue particulière à tous les invités.

Question

Lors de notre dernière assemblée générale, seuls quatre des 120 membres de l’association étaient présents, en plus des cinq membres du comité. Les décisions importantes qui ont été prises durant l’assemblée sont-elles néanmoins valables?

Réponse

Oui, les décisions sont valables. L’assemblée générale ne serait pas en mesure de prendre des décisions uniquement si les statuts de l’association fixaient un nombre minimum de membres votants (quorum de présence).

Même si les décisions ont été prises par un nombre restreint de personnes, les membres et le comité ont à les accepter. Dans ce cas, l’on peut donc dire que «les absents ont toujours tort». Conformément à l’art. 75 CC, tout sociétaire (également s’il était présent à l’AG) est autorisé à attaquer en justice, dans le mois à compter du jour où il en a eu connaissance, les décisions auxquelles il n’a pas adhéré et qui violent des dispositions légales ou statutaires.

Question

Nous recherchons une personne qui se chargerait bénévolement d’une collecte de fonds pour une aire de jeux et d’aventure. Nous envisageons de publier une annonce dans la presse locale et auprès de l’association des parents, du forum des parents et de l’association du quartier. Avez-vous d’autres idées qui nous permettraient de trouver la perle rare?

Réponse

Je crains qu’il ne soit difficile de la trouver ainsi. Dans votre cas, je confierais le mandat à un membre du comité dont le point fort est la collecte de fonds et ne le déléguerais pas à une seule personne. Il pourrait être intéressant de créer un groupe de travail temporaire avec certains membres et d’y rechercher des idées relatives à la collecte de fonds, d’en discuter et de les réaliser.

Question

Notre association a utilisé le terme «assemblée de l’association» («Vereinsversammlung») dans toute sa documentation. Un membre se plaint et prétend que la dénomination correcte est «assemblée générale». Qu’en est-il?

Réponse

Le terme d’assemblée générale est plus courant que ceux d’assemblée des membres ou d’assemblée de l’association (en allemand, les termes «Mitgliederversammlung» ou «Vereinsversammlung» sont plus fréquents qu’en français). Dans sa version allemande, le droit associatif parle de «Vereinsversammlung» ou de «Mitgliederversammlung». Le CC (Code civil suisse) règle l’organisation de l’association dans les articles 64 à 69 sous le titre allemand de «Vereinsversammlung» (assemblée de l’association). Mais en français, il est uniquement question de l’assemblée générale.

Le terme d’assemblée générale est également utilisé dans le CO (Code des obligations) en relation avec des sociétés anonymes et des coopératives. Alors qu’une association est axée sur les personnes, également lors de son assemblée générale, la société anonyme y rassemble le capital (les actionnaires).

Les statuts recourant à un synonyme pour le terme d’assemblée générale conservent toutefois leur validité.

Question

Notre association regroupe différentes catégories de membres (membres individuels, famille, associations, entreprises). Quelles sont les répercussions pour le nombre de voix par type de membres? Est-ce que chaque catégorie dispose d’une voix?

Réponse

Les statuts de l’association constituent l’élément décisif, pour autant qu’ils ne soient pas contraires à la loi. Le Code civil suisse (CC) règle certains détails dans l’art. 67:
1. Tous les sociétaires bénéficient d’un droit de vote égal à l’assemblée générale, toute dérogation à ce principe doit être stipulée dans les statuts.
2. Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents.

En principe, les personnes physiques et les personnes morales (p. ex. les associations) disposent chacune d’une voix. Chaque membre dispose donc une voix. Les statuts peuvent exiger la représentation d’une personne spécialement désignée à cet effet (principe de délégation).

Les donateur-trices n’ont généralement pas le droit de vote. Quant aux familles, il s’agit de différencier les familles qui adhèrent à l’association comme un tout, en tant que famille, ou si elles bénéficient d’une cotisation réduite, mais plus élevée qu’une cotisation individuelle. Dans le premier cas, un seul membre de la famille a le droit de vote, dans le second, ce sont tous les membres majeurs présents. Il est recommandé de faire mention de ces directives dans les statuts. Exemple: une famille paye la même cotisation qu’un membre individuel ou une famille paye davantage (p. ex. le double). Dans les deux cas, tous les membres de la famille sont membres à part entière de l’association et peuvent bénéficier de ses prestations.

Question

Est-ce que les personnes employées par une association deviennent automatiquement membres de cette association?

Réponse

L’adhésion à une association implique fondamentalement l’accord de la personne concernée, une adhésion automatique de collaborateurs n’est donc pas possible.

Tous les membres d’une association ont les mêmes droits et les mêmes obligations. Si les employés sont également membres de l’association, ils disposent du même droit de vote et d’éligibilité que les autres membres et sont tenus à payer la cotisation annuelle (sauf mention contraire dans les statuts). Dans le cas d’une association avec peu de membres, les employés risquent de constituer une majorité, ce qui peut s’avérer problématique étant donné que l’assemblée générale constitue l’organe suprême d’une association. Dans ce cas, les employés risqueraient d’avoir un droit de regard sur l’association qui est leur employeur.

Question

La cotisation annuelle doit-elle figurer à l’ordre du jour si elle reste inchangée?

Réponse

En général, la hauteur de la cotisation est fixée par l’assemblée générale. Si le montant exact est fixé dans les statuts, une hausse ou une baisse de la cotisation implique une modification des statuts. Dans ce cas, ce point ne doit figurer à l’ordre du jour qu’en cas de proposition de modification de la part du comité ou d’un membre.

Si la hauteur de la cotisation n’est pas fixée dans les statuts, elle fait partie des affaires ordinaires de l’assemblée générale. Dans ce cas, il est recommandé de mentionner chaque année le point «Cotisation» à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Le comité peut p. ex. proposer de maintenir la cotisation inchangée et les membres peuvent déposer des contre-propositions.

Question

À quoi faut-il veiller si une association désire modifier ses statuts?

Réponse

Une association désire se consacrer à un nouveau but social, changer de nom ou s’adresser également à des membres donateurs. Ce type de modification entraîne un changement des statuts de l’association.

L’assemblée générale est responsable de la révision des statuts, éventuellement avec la majorité qualifiée des votants. Si les modifications statutaires risquent d’entraîner des discussions controversées, il est recommandé de convoquer une assemblée générale extraordinaire entièrement dédiée à ce sujet. Le comité informe les membres des propositions de modification dans le cadre de l’invitation envoyée dans les délais prévus par les statuts. En cas de révision complète ou de modification importante, une présentation synoptique est recommandée (présentation du texte en vigueur en face du nouveau texte).

Lors de l’assemblée générale, les points à modifier sont discutés individuellement. L’on procède ensuite à une votation générale. La modification du nom ou du but social de l’association doit être communiquée après l’assemblée générale aux membres absents par le biais du procès-verbal. Conformément à l’art. 74 CC, un membre qui n’approuve pas le changement de but social peut quitter l’association. Si une association est inscrite au registre du commerce, la modification de son nom ou de son but social doit être annoncée. Il est en outre recommandé d’informer les principaux bailleurs de fonds avant l’envoi du prochain rapport annuel.

Question

Notre assemblée générale se déroule la semaine prochaine. Or un membre a déposé une proposition sans respecter les délais fixés dans nos statuts. Le membre propose de conserver la cotisation inchangée, alors que le comité propose une hausse de la cotisation. Devons-nous présenter la proposition de ce membre?

Réponse

Comme le point «Cotisation» figure déjà à l’ordre du jour, la proposition concerne un point qui sera de toute façon discuté. Le délai relatif à la convocation ne concerne que les propositions ajoutant un point supplémentaire à l’ordre du jour.

La proposition dont vous faites mention doit donc être présentée et votée lors de l’assemblée générale. Les membres doivent par ailleurs avoir la possibilité de faire une proposition relative à un point figurant à l’ordre du jour durant l’assemblée générale. Cela est essentiel à la discussion démocratique et à la formation de l’opinion au cours de l’AG.

Question

Nos statuts ne fixent pas un nombre défini de membres au sein du comité et ne stipulent pas non plus le type de majorité nécessaire lors d’élections. Dans ce cas, est-ce qu’une personne controversée qui se présente à une élection doit être élue avec la majorité absolue?

Réponse

La question des voix nécessaires se pose de façon générale, pas seulement lors d’un candidat controversé. Si les statuts ne définissent pas de façon explicite la part de voix nécessaires (majorité qualifiée), l’art. 67 al. 2 CC fait foi: «Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents.» Il s’agit donc de la majorité absolue. Elle se calcule sur la base des membres présents. Toutes les voix doivent être comptées, également les voix nulles et les abstentions. Exemple: en présence de 100 membres, la majorité absolue est atteinte avec 51 voix. Dans le cas d’un nombre impair de membres, le chiffre est arrondi à l’unité supérieure après avoir été divisé par deux.

Les statuts de l’association définissent souvent que les décisions sont prises à la majorité relative (ou simple): indépendamment du nombre de personnes présentes, une proposition est acceptée lorsqu’il y a davantage de voix en sa faveur que de voix contre.